管理信息系统案例——某企业销售管理信息系统开发案例

某企 业销 售管理信息系 统 开 发 案例 1 系 统规 划 1.1 项 目 背 景 某 企 业 是 一 家 采 用 金 字 塔 式 组 织 结 构 、内 部 分 工 简 单 、业 务 流 程 短 促 的 中 小 型 贸 易 企 业 。 长期 以 来 专 营 副 食 品 如 各 种 名 牌 的 巧 克 力 、奶 糖 等 的 销 售 和 供 应 。随 着 企 业 的 不 断 发 展 ，不 仅 经 营 国 内 品 牌 产 品 的 销 售 ，而 且 为 国 际 上 知 名 品 牌 代 理 其 产 品 的 销 售 。企 业 经 过 近 几 年 的 奋 斗 ，在 副 食 品 专 营 方 面 已 具 有 较 大 规 模 ，业 务 的 范 围 已 突 破 原 有 的 地 域 范 围 ，形 成 以 总 部 所 在 地 为 中 心 的 省 际 辐 射 ，业 务 量 和 顾 客 数 都 扩 大 到 以 前 的 数 倍 。企 业 在 快 速 成 长 的 同 时 ， 对 企业 组 织 结 构 设 计 、业 务 流 程 的 规 划 、各 种 数 据 存 储 和 应 用 提 出 了 新 的 要 求 ，旧 有 的 模 式 已 不 能 再 适 应 企 业 迅 速 发 展 的 需 要 。随 着 业 务 的 开 展 和 市 场 竞 争 的 加 剧 ，企 业 的 高 层 领 导 也 意 识 到 企 业 内 部 管 理 存 在 一 些 问 题 ，信 息 技 术 的 发 展 和 普 及 应 用 给 管 理 者 带 来 了 希 望 。他 们 希 望 通 过 信 息 化 的 建 设 改 变 企 业 的 现 状 ，能 对 市 场 机 遇 做 出 快 速 反 应 ，给 企 业 带 来 更 多 的 利 润 。管 理 信 息 系 统 成 功 应 用 的 案 例 使 得 管 理 者 有 信 心 通 过 管 理 信 息 系 统 的 开 发 和 利 用 改 变 企 业 的 管 理 现 状 ，使 企 业 得 到 更 好 的 发 展 。 1.2 企 业 现 状 根 据 初 步 调 查 ，目 前 企 业 拥 有 少 量 计 算 机 ，大 多 数 工 作 人 员 对 计 算 机 的 操 作 知 识 知 之 甚 少 ，企 业 没 有 采 用 任 何 管 理 信 息 系 统 ，基 本 工 作 大 多 由 人 工 完 成 ，计 算 机 仅 仅 进 行 文 字 录 入 、 处 理 ，导 致 工 作 繁 琐 、重 复 性 大 ，企 业 发 展 滞 后 。计 算 机 在 企 业 的 主 要 功 能 停 留 在 核 算 统 计 方 面 ，无 法 应 用 到 各 个 管 理 部 门 ，即 无 法 实 现 数 据 的 共 享 。企 业 的 业 务 流 程 中 各 个 环 节 几 乎 都 是 手 工 操 作 方 式 ，数 据 量 大 ，使 得 工 作 人 员 工 作 量 大 ，并 且 容 易 出 现 差 错 ，效 率 低 下 。另 外 ，企 业 是 凭 借 单 据 实 现 部 门 间 的 作 业 顺 序 、业 务 关 系 ，单 据 一 般 由 顾 客 传 递 ，使 得 顾 客 要 在 各 个 部 门 间 奔 波 ，客 户 满 意 度 较 差 。企 业 现 在 的 财 务 部 与 结 算 科 的 职 能 边 界 不 清 晰 ，容 易 造 成 权 责 不 明 确 ，在 销 售 分 析 和 核 算 上 容 易 出 现 差 错 。由 于 整 个 业 务 流 程 都 采 用 了 手 工 方 式 ， 一 些 供 需 的 信 息 不 能 及 时 的 传 给 高 层 管 理 者 ，造 成 信 息 滞 后 ，不 利 于 决 策 者 进 行 准 确 的 市 场 判 断 决 策 ，无 法 适 应 市 场 的 瞬 息 万 变 。企 业 现 在 采 用 的 是 金 字 塔 式 的 组 织 结 构 。 1.3 开 发 原 因 基 于 上 面 的 企 业 现 状 可 知 ：企 业 的 主 要 问 题 是 手 工 操 作 致 使 工 作 效 率 低 下 ，经 济 效 益 不 高 。许 多 繁 琐 、经 常 性 、重 复 性 的 工 作 本 可 以 用 计 算 机 解 决 的 问 题 却 困 扰 着 工 作 人 员 ，浪 费 了 大 量 的人 力 、物 力 和 财 力 。企 业 规 模 的 不 断 扩 大 ，企 业 业 务 逐 渐 增 多 ，各 个 部 门 的 工 作 人 员 工 作 量 就 会加 大 。该 企 业 销 售 完 产 品 后 ，没 有 提 供 相 应 的 售 后 服 务 ，由 于 数 据 处 理 都 由 人 手 工 操 作 ，资 金 方面 没 有 合 理 计 划 ，拖 欠 款 的 情 况 没 有 能 得 到 及 时 有 效 的 控 制 ，影 响 资 金 周 转 。这 样 企 业 进 一 步 发展 和 企 业 目 前 管 理 存 在 的 问 题 的 矛 盾 就 会 更 加 激 化 ，企 业 的 发 展 迫 切 需 要 一 套 管 理 信 息 系 统 帮他 解 决 目 前 的 主 要 问 题 以 及 企 业 未 来 发 展 。 在 对 该 公 司 原 系 统 的 运 行 、实 践 进 行 初 步 调 查 ，发 现 原 系 统 计 算 机 的 应 用 只 是 收 集 、存 储 了 不 少 销 售 、仓 储 等 信 息 ，但 都 是 以 WORD 文 档 的 形 式 存 储 的 ，其 功 能 仅 停 留 在 查 询 、 统 计 、打 印 报 表 等 一 般 功 能 ，而 没 有 充 分 利 用 其 丰 富 的 信 息 资 源 为 企 业 服 务 。在 企 业 领 导 的 支 持 下 ，为 加 强 企 业 营 销 管 理 ，开 发 一 个 对 企 业 销 售 情 况 进 行 全 面 管 理 的 管 理 信 息 系 统 已 势 在 必 行 了 。 目 前 ，企 业 还 存 在 这 一 些 管 理 信 息 系 统 开 发 的 有 利 因 素 。如 企 业 内 部 有 少 数 精 通 计 算 机 硬件 的 高 端 人 才 ，为 信 息 系 统 的 管 理 应 用 提 供 了 前 提 ；企 业 还 拥 有 几 十 台 计 算 机 以 及 系 统 安 装 的 硬件 资 源 ，企 业 领 导 和 大 多 数 员 工 的 配 合 支 持 ；系 统 开 发 应 用 潜 力 很 大 ；系 统 的 应 用 还 可 以 使 工 作人 员 从 繁 重 的 工 作 中 解 脱 出 来 ，改 善 了 企 业 内 部 组 织 管 理 ，使 企 业 内 部 信 息 流 和 物 流 畅 通 无 阻 ，提 高 工 作 效 率 和 经 济 效 益 ，促 使 企 业 进 一 步 发 展 。 1.4 系 统 目 标 销 售 管 理 信 息 系 统 是 为 了 适 应 企 业 综 合 管 理 的 需 求 ，改 变 企 业 现 有 的 管 理 模 式 ，加 速 企 业管 理 的 自 动 化 、标 准 化 和 科 学 化 ，而 建 立 的 一 个 整 体 性 的 销 售 操 作 系 统 。它 可 以 为 各 管 理 层 提 供可 靠 的 信 息 ，为 提 高 企 业 各 方 面 的 效 益 服 务 。系 统 的 总 目 标 是 ：用 信 息 来 支 持 企 业 的 决 策 和 企 业的 业 务 操 作 ，用 信 息 技 术 实 现 办 公 自 动 化 代 替 原 有 手 工 管 理 方 式 ，提 高 业 务 处 理 效 率 。具 体 如 下 ：（1）改 变 过 去 手 工 操 作 ，建 立 计 算 机 系 统 操 作 ，更 加 快 捷 ，做 到 高 效 率 。公 司 市 场 、 开 票 、结 算 、财 务 、仓 储 等 部 门 全 部 实 现 自 动 化 管 理 。 （2）公 司 在 本 系 统 的 支 持 下 ，能 够 达 到 合 理 进 货 、及 时 销 售 、库 存 量 小 、减 少 积 压 的 目 的 ，尤 其 是 商 品 存 储 这 一 块 ，能 够 大 大 降 低 公 司 运 作 成 本 ，取 得 佳 效 益 。 （3）通 过 业 务 的 整 合 和 组 织 结 构 的 调 整 ，提 高 数 据 的 准 确 性 ，避 免 逻 辑 的 错 误 和 人 为 的 错 误 ，提 高 数 据 的 可 信 度 。 （4）运 用 分 布 式 的 微 机 网 络 ，避 免 以 往 信 笺 传 递 时 所 耗 的 时 间 ，提 高 工 作 的 时 效 和 针 对 性 ，有 助 于 提 高 领 导 的 决 策 ，减 少 失 误 。 （5）能 够 及 时 了 解 库 存 情 况 和 销 售 情 况 。 （6）通 过 对 市 场 销 售 和 市 场 需 求 分 析 ，制 订 和 调 整 公 司 销 售 计 划 。 1.5 系 统 构 成 为 实 现 上 述 目 标 ，将 系 统 分 为 5 个 功 能 模 块 ：市 场 管 理 模 块 、票 务 管 理 模 块 、结 算 管 理 模块 、报 表 分 析 模 块 、仓 储 管 理 模 块 。它 是 根 据 各 子 系 统 的 管 理 功 能 来 划 分 ，使 得 系 统 分 工 明 确 ，业 务 流 程 清 晰 ，从 而 优 化 企 业 管 理 ， 终 为 企 业 带 来 良 好 的 经 济 效 益 。 （1）市 场 管 理 ：制 定 相 应 的 产 品 价 格 ，产 生 报 价 单 ，并 为 客 户 提 供 相 应 的 服 务 。 （2）票 务 管 理 ：操 作 人 员 是 根 据 订 购 单 开 出 发 票 （包 括 退 货 发 票 ），并 把 订 购 单 分 类 存 储 。 （3）结 算 管 理 ：根 据 开 出 的 发 票 和 订 单 ，进 行 结 算 并 编 制 销 售 报 表 。 （4）报表 分 析 管 理 ：根 据 销 售 报 表 和 销 售 计 划 进 行 销 售 分 析 。 （5）仓 储 管 理 ：根 据 发 票 和 出 库 通 知 填 写 出 库 单 ，登 记 库 存 并 形 成 库 存 账 ，月 末 产 生 库 存 报表 。 1.6 可 行 性 分 析 1.6.1 技 术 可 行 性 企 业 目 前 拥 有 30 多 台 计 算 机 、6 台 智 能 交 换 机 、1 台 打 印 机 和 复 印 机 。在 设 备 方 面 ，企 业 的计 算 机 、打 印 机 和 复 印 机 已 经 满 足 系 统 应 用 的 需 求 。 该 系 统 对 软 件 没 有 太 高 的 要 求 ，市 场 上 存 在 的 系 统 软 件 足 以 满 足 系 统 各 个 方 面 的 要 求 。 开 发人 员 具 有 专 业 知 识 ，已 成 功 开 发 了 一 些 复 杂 的 管 理 信 息 系 统 ，而 现 在 要 开 发 的 销 售 管 理 信 息 系 统是 比 较 简 单 的 ，在 开 发 技 术 上 不 存 在 难 题 。 虽 然 企 业 中 大 多 数 工 作 人 员 对 计 算 机 知 之 不 多 ，但 是 在 企 业 的 销 售 部 门 和 库 存 部 门 的 大 多数 员 工 有 定 的 计 算 机 应 用 能 力 ，能 够 对 日 常 的 工 作 业 务 进 行 简 单 的 操 作 和 管 理 ，并 能 自 行 排除 日 常 工 作 中 随 时 可 能 遇 到 的 计 算 机 故 障 。 1.6.2 经 济 可 行 性 公 司 的 销 售 管 理 信 息 系 统 是 比 较 简 单 的 系 统 ，开 发 和 维 护 费 用 都 不 是 很 高 ，企 业 现 有 的 设备 已 能 满 足 系 统 的 需 要 。企 业 所 需 投 资 较 少 ，在 公 司 可 接 受 的 范 围 。 系 统 投 入 运 行 后 会 给 企 业 带 来 可 观 的 经 济 效 益 ：一 方 面 解 决 了 手 工 操 作 带 来 的 工 作 效 率 低 、容 易 出 错 等 问 题 ，为 企 业 在 业 务 上 缩 短 了 时 间 ，增 加 了 市 场 竞 争 力 。另 一 方 面 ，使 得 信 息 流动 得 更 快 ，能 为 各 层 管 理 者 提 供 多 的 高 质 量 的 信 息 。使 得 管 理 者 有 更 多 的 时 间 和 信 息 为 企 业 未来 的 发 展 做 准 备 。 1.6.3 环 境 上 的 可 行 性 由 于 企 业 领 导 者 已 认 识 到 企 业 存 在 的 问 题 和 对 系 统 需 求 的 迫 切 性 ，对 系 统 的 开 发 是 大 力 支持 的 ，领 导 认 为 企 业 走 信 息 化 的 战 略 对 企 业 的 成 长 是 有 利 的 ，并 且 有 助 于 企 业 长 期 健 康 持 续 稳定 的 发 展 。 企 业 现 有 的 管 理 方 式 和 方 法 存 在 一 定 的 缺 陷 ，领 导 和 职 工 都 有 改 变 相 应 管 理 制 度 的 要 求 ，企 业 现 有 的 结 构 和 业 务 流 程 都 较 简 单 ，实 行 相 应 的 改 革 是 可 行 的 。系 统 开 发 完 成 后 ，大 部 分 原 始数 据 都 将 由 计 算 机 进 行 存 储 和 处 理 ，数 据 的 正 确 性 和 准 确 性 都 会 提 高 。 近 年 来 ，软 件 产 业 以 年 平 均 超 过 30 的 速 度 增 长 ，软 件 和 信 息 技 术 在 国 民 经 济 和 社 会 各领 域 得 到 广 泛 应 用 ，成 为 推 动 产 业 结 构 调 整 、产 业 技 术 改 造 的 重 要 基 础 与 支 撑 ，极 大 地 推 进 了 我国 信 息 化 建 设 进 程 ，各 个 行 业 目 前 正 处 于 信 息 化 处 理 的 应 用 时 期 ，有 关 的 政 策 法 规 对 企 业 信 息化 都 给 予 了 一 个 宽 松 的 环 境 和 平 台 。企 业 结 合 自 身 企 业 规 模 壮 大 的 需 要 采 用 信 息 化 的 处 理 方 式 ，来 提 高 企 业 的 工 作 效 率 ，从 而 在 市 场 竞 争 中 处 于 有 利 的 位 置 。信 息 化 的 处 理 使 企 业 及 时 有 效 的获 取 信 息 做 出 适 合 自 身 发 展 的 决 策 。 1.6.4 可 行 性 结 论 根 据 上 面 可 行 性 分 析 ，企 业 进 行 系 统 开 发 的 条 件 已 成 熟 ，可 以 立 即 进 行 系 统 的 开 发 。 1.7 人 员 分 配 和 工 作 进 度 安 排 销 售 管 理 信 息 系 统 开 发 过 程 中 配 备 了 以 下 人 员 ：项 目 负 责 人 1 名 ，系 统 分 析 员 3 名 ，系 统 设计 员 2 名 ，程 序 员 2 名 ，系 统 调 试 员 1 名 。工 作 进 度 安 排 如 表 1 所 示 。 表 1 系 统 开 发 的 工 作 进 度 安 排 阶 段 完 成 的 目 标 所 需 时 间 所 做 的 主 要 工 作 人 员 组 织 、确 定 项 目 规 划 性 质 ； 收 集 相 关 资 料 系 统 规 划 项 目 确 定 与 规 划 1 个 月 信 息 ； 确 定 系 统 目 标 ； 提 出 系 统 未 来 略 图 ； 可 行 性 分 析 ； 制 定 开 发 进 度 表 ； 提 交 规 划 报 告 详 细 调 查 ； 企 业 管 理 业 务 调 查 (组 织 结 构 、管 企 业 现 状 分 析 理 功 能 、管 理 业 务 流 程 )； 数 据 流 程 调 查 (DFD)；系 统 分 析 3 个 月 数 据 字 典 新 系 统 分 析 ； 新 系 统 逻 辑 方 案 (业 务 流 程 、数系 统 的 逻 辑 设 计 据 流 程 、逻 辑 结 构 等 ) 总 体 设 计 (MIS 流 程 图 设 计 、功 能 结 构 图 设 计 、 功 能 模 块 图 设 计 等 )； 代 码 设 计 (代 码 设 计 方 案 、 系 统 设 计 系 统 的 物 理 设 计 2 个 月 编 号 代 码 等 )； 物 理 配 置 方 案 设 计 ； 数 据 存 储设计(数据库、数据安全等)计算机 处理设计( 输 入 、输 出 、处 理 流 程 图 、编 程 说 明 书 ) 物 理 系 统 的 实 现 程 序 设 计 与 调 试 系 统 实 施 实 现 系 统 2 个 月 项 目 人 员 培 训 测 试 数 据 的 准 备 与 录 入 系 统 的 测 试 与 评 估 2 系 统 分析 2.1 现 行 系 统 的 调 查 2.1.1 组 织 结 构 调 查 通 过 对 企 业 现 行 系 统 的 调 查 分 析 ，了 解 到 该 企 业 的 组 织 结 构 设 置 为 ：总 经 理 下 设 开 票 室 、 结 算室 、财 务 室 、仓 库 管 理 室 4 个 部 门 。明 确 分 工 ，各 行 其 职 ，各 用 其 权 ，各 尽 其 责 ，把 责 、 权 、利 相 结合 ，4 个 部 门 既 相 互 独 立 又 相 互 联 系 。总 体 目 标 分 解 到 4 个 部 门 后 ，相 互 协 调 把 单 个 目 标 串 联 起来 ，共 同 实 现 。图 1 给 出 了 该 企 业 的 组 织 结 构 情 况 。 图 1 组 织 结 构 图 各 部 门 主 要 功 能 ： (1) 经 理 ：主 要 负 责 销 售 计 划 的 制 定 和 计 划 的 落 实 。他 们 需 要 经 常 了 解 和 掌 握 销 售 情 况 ， 为 他们 指 导 销 售 工 作 和 制 定 新 的 销 售 计 划 提 供 依 据 。 (2) 票 务 部 ：主 要 负 责 开 发 票 。顾 客 购 买 产 品 首 先 到 票 务 部 去 开 票 ，开 票 人 员 根 据 顾 客 所 有 的 购 货 单 (包 括 商 品 名 称 、规 格 及 数 量 等 )开 票 。所 开 票 据 至 少 四 联 ，即 提 货 联 、发 票 联 等 。发 票 分 两 种 ，即 增 值 发 票 和 普 通 发 票 。根 据 业 务 的 需 要 ，票 务 部 还 要 负 责 退 货 的 处 理 ， 即 开 具 相 应 的 红 字 发 票 。票 务 部 需 将 发 票 的 存 根 交 财 务 部 处 理 。 (3) 结 算 部 ：为 了 加 强 管 理 ，保 证 开 票 、结 算 分 开 。开 票 之 后 ，顾 客 持 发 票 到 结 算 部 付 款 ，办理 结 算 手 续 。结 算 方 式 主 要 有 ：现 金 结 算 、汇 票 结 算 、托 收 及 电 信 汇 结 算 等 。顾 客 付 款 之 后 ，结 算人 员 在 提 货 联 上 盖 上 “已 结 算 ”印 章 ，说 明 结 算 手 续 已 办 。结 算 人 员 每 天 都 将 结 算 的 单 据 及 现 金交 给 财 务 部 。 (4) 财 务 部 ：财 务 部 根 据 开 票 及 结 算 情 况 负 责 销 售 核 算 及 制 作 核 算 报 表 。销 售 报 表 主 要 包 括 产 品 销 售 明 细 日 报 表 、销 售 回 款 明 细 目 报 表 、销 售 回 款 汇 总 日 报 表 、顾 客 欠 款 表 及 销 售 计 划 完 成 情 况 分 析 表 等 。由 于 手 工 操 作 效 率 低 ，财 务 人 员 隔 34 天 向 销 售 企 业 及 主 管 厂 长 报 一 次 日 报 表 。各 种 日 报 表 都 包 含 有 月 累 计 情 况 。因 此 月 末 的 日 报 表 就 是 该 月 的 月 报 表 。 (5) 仓 库 保 管 部 ：仓 库 保 管 部 主 要 负 责 产 成 品 的 入 库 、出 库 和 库 存 盘 点 。顾 客 办 理 完 结 算 手续 后 ，持 提 货 联 到 仓 库 取 货 。此 时 ，仓 库 管 理 人 员 检 查 提 货 联 及 发 票 无 误 后 ，便 给 予 提 货 ，即 出库 。出 库 之 后 登 记 入 账 。 2.1.2 管 理 功 能 调 查 通 过 对 企 业 的 调 查 ，了 解 了 企 业 的 基 本 组 织 结 构 ，这 些 部 门 的 存 在 是 为 了 实 现 企 业 的 销 售目 标 ，企 业 的 各 个 部 门 都 是 为 了 完 成 一 定 的 管 理 功 能 而 设 立 的 ，通 过 调 查 ，我 们 了 解 到 现 行 系 统各 部 门 的 管 理 功 能 如 图 2 所 示 。 图 2 企 业 管 理 功 能 图 2.1.3 业 务 流 程 调 查 公 司 是 贸 易 型 企 业 ，主 要 业 务 就 是 围 绕 产 品 所 进 行 的 采 购 和 销 售 。企 业 的 业 务 过 程 较 简 单 ，现 行 系 统 的 业 务 处 理 过 程 是 ：顾 客 为 购 买 产 品 先 到 开 票 部 填 写 购 货 单 (包 括 商 品 名 称 、 种 类 、数 量等 )，开 票 人 员 根 据 购 货 单 ，首 先 查 阅 库 存 账 ，如 有 货 ，开 出 发 票 ，如 库 存 不 足 ， 发 出 补 货 通 知 给 仓库 。开 票 人 员 还 要 根 据 仓 库 的 退 货 通 知 ，开 出 红 字 发 票 。顾 客 持 发 票 到 结 算 部 付 款 ，并 办 理 结 算 手续 。付 款 后 ，结 算 人 员 盖 上 印 章 ，表 明 已 办 理 结 算 手 续 。仓 库 根 据 顾 客 的 订 货 单 和 结 算 完 的 发 票 进行 出 库 处 理 ，并 根 据 库 存 情 况 决 定 是 否 订 货 。根 据 出 货 情 况 和 采 购 情 况 更 新 库 存 账 。结 算 人 员 将每 天 的 结 算 单 据 及 现 金 交 给 财 务 部 。财 务 部 根 据 单 据 、 发 票 和 销 售 计 划 编 制 各 种 销 售 报 表 和 销 售分 析 。根 据 上 述 业 务 过 程 的 描 述 ，我 们 绘 制 出 了 该 企 业 的 业 务 流 程 图 ，图 3 就 是 该 企 业 的 现 有 系统 的 业 务 流 程 图 。 图 3 业 务 流 程 图 2.2 现 行 系 统 分 析 随 着 企 业 业 务 规 模 的 扩 大 ，其 原 有 的 手 工 操 作 系 统 和 业 务 流 程 已 经 不 能 满 足 其 业 务 流 量 的需 求 ，成 为 严 重 影 响 企 业 继 续 提 高 效 益 的 因 素 。其 存 在 的 问 题 主 要 有 以 下 几 点 。 (1) 服 务 方 面 ：企 业 的 顾 客 从 同 一 地 区 扩 大 到 省 际 之 间 ，原 有 的 手 工 销 售 系 统 需 要 顾 客 较 多 的 配 合 ，给 顾 客 造 成 了 很 大 的 不 便 。在 “顾 客 就 是 上 帝 ”的 今 天 ，这 显 然 是 不 合 适 宜 的 。 (2) 效 率 方 面 ：原 有 系 统 流 程 仅 仅 注 意 销 售 的 业 务 处 理 ，对 起 辅 助 作 业 的 库 存 处 理 的 管 理 力度 不 够 。在 仓 管 部 门 中 ，职 工 职 权 分 配 不 明 确 ，工 作 效 率 不 高 ，没 有 对 仓 库 的 存 储 空 间 进 行 有 效利 用 。 而 且 ，采 购 货 物 的 不 及 时 减 少 了 企 业 的 订 单 数 量 。仓 库 部 门 的 低 效 率 明 显 落 后 于 整 个 销售 系 统 ，造 成 了 人 员 及 企 业 资 源 的 浪 费 。 (3) 决 策 方 面 ：手 工 报 表 制 作 费 时 ，降 低 了 时 效 性 ，而 且 在 繁 多 的 登 记 账 本 和 分 析 统 计 中 ，极 容 易 出 现 人 为 的 错 误 ，在 账 本 中 查 询 企 业 所 需 要 的 信 息 的 时 间 过 长 。人 工 对 统 计 资 料 进 行分 析 的 难 度 较 大 ，而 且 准 确 率 不 高 。 (4) 分 工 方 面 ：各 部 门 的 分 工 不 均 衡 ，财 务 部 要 花 很 多 时 间 在 销 售 分 析 上 ，企 业 只 有 财 务 部 和 经 理 了 解 企 业 的 销 售 情 况 ，而 与 销 售 直 接 有 关 的 部 门 对 销 售 计 划 和 销 售 分 析 并 不 是 很 了 解 。 (5) 市 场 方 面 ：面 对 越 来 越 大 的 市 场 ，过 去 在 家 等 客 户 上 门 的 销 售 模 式 受 到 了 冲 击 ，对 于 贸易 型 的 企 业 ，销 售 更 是 它 的 生 命 ，企 业 在 组 织 结 构 上 要 做 相 应 的 调 整 。 2.3 新 系 统 的 逻 辑 方 案 2.3.1 新 系 统 的 目 标 销 售 管 理 信 息 系 统 的 目 标 是 提 高 系 统 自 动 化 、标 准 化 和 系 统 化 ，为 各 部 门 快 速 提 供 高 质 量的 信 息 ，为 决 策 提 供 信 息 支 持 ，为 客 户 提 供 更 便 利 、更 全 面 的 服 务 。 2.3.2 新 系 统 的 组 织 结 构 根 据 系 统 的 目 标 和 对 企 业 现 有 系 统 的 分 析 ，对 企 、比 的 组 织 结 构 进 行 了 重 新 的 设 计 和 定 位 ，由 于 企 、是 个 贸 易 公 司 ，销 售 是 企 业 的 生 命 线 ，原 有 系 统 虽 然 一 直 是 围 绕 着 销 售 进 行 工 作 的 ，但 对 销 售 的 管 理 没 有 专 业 化 和 集 中 化 。所 以 ，在 现 有 结 构 的 基 础 上 增 加 了 市 场 部 门 ， 使 得 销 售 工作 更 便 于 开 展 ，也 使 得 部 门 分 工 较 为 明 确 。原 有 系 统 的 各 部 门 工 作 量 上 存 在 着 严 重 的 不 平 衡 ，因此 ，对 原 有 各 部 门 的 职 能 做 一 些 调 整 ，并 加 强 了 薄 弱 环 节 的 管 理 ，如 加 强 了 仓 库 管 理 的 职 能 。图 4 给 出 了 新 系 统 的 组 织 结 构 图 。 经 过 改 变 后 的 新 系 统 各 部 门 的 主 要 职 责 如 下 。 (1) 市 场 部 ：主 要 负 责 产 品 定 价 和 客 户 服 务 。 定 价 ：价 格 是 市 场 销 售 组 合 中 重 要 的 变 动 因 素 ，价 格 的 确 定 对 企 业 的 销 售 额 和 利 润 有 很大 的 影 响 。定 价 是 必 须 考 虑 的 凶 素 ，包 括 ：成 本 、需 求 量 、竞 争 、政 府 的 影 响 和 干 预 。目 标 是 ：争 取 高 利 润 ，获 取 较 高 的 市 场 份 额 ，排 除 竞 争 的 企 业 进 入 市 场 ，避 免 不 利 于 政 府 的 行 为 。主 要 的 定价 方 法 有 ：成 本 定 价 法 、需 求 定 价 法 等 。 图 4 新 系 统 的 组 织 结 构 图 客 户 服 务 ：现 代 企 业 的 竞 争 表 现 在 能 否 赢 得 客 户 (消 费 者 )，客 户 服 务 已 成 为 企 业 营 销 的 重 要 任 务 。具 体 包 括 ：顾 客 档 案 管 理 、顾 客 分 析 、顾 客 关 系 管 理 等 。主 要 通 过 促 销 、 良 好 的售 后 服 务 等 方 法 来 赢 得 客 户 。 (2) 票 务 部 ：主 要 负 责 开 销 售 发 票 和 退 货 发 票 ，并 对 订 购 单 进 行 相 应 的 管 理 。 (3) 结 算 部 ：负 责 各 种 结 算 ，并 汇 总 各 种 结 算 单 据 ，编 写 销 售 报 表 (4) 财 务 部 ：根 据 销 售 报 表 进 行 销 售 分 析 。 (5) 仓 管 部 ：仓 库 在 控 制 产 品 成 本 上 占 有 很 大 的 一 块 。严 格 进 行 仓 库 管 理 可 以 有 效 地 降 低 产品 价 格 、提 高 利 润 。根 据 实 际 情 况 加 强 对 仓 库 的 管 理 ，使 得 仓 库 各 管 理 人 员 职 责 明 晰 ： 仓 库 管 理 员 ：负 责 入 库 管 理 ，库 存 物 资 保 管 、养 护 ，库 存 统 计 、分 析 ，库 存 控 制 。 采 购 员 ：保 证 日 常 库 存 量 满 足 顾 客 需 求 ，以 及 应 付 某 些 意 外 情 况 ，及 时 补 货 ，进 行 货 物 入 库 时 的 一 些 处 理 。 发 货 员 ：根 据 发 货 单 ，进 行 货 物 出 库 管 理 。 2.3.3 新 系 统 的 管 理 功 能 由 于 组 织 结 构 的 调 整 ，相 应 的 管 理 功 能 也 发 生 了 变 化 ，根 据 新 的 组 织 结 构 图 和 实 际 的 要 求 ，我 们 对 新 系 统 的 管 理 功 能 做 了 相 应 的 改 变 ，新 系 统 各 部 门 的 管 理 功 能 如 下 。 1) 仓 库 管 理 充 分 利 用 分 布 式 的 网 络 ，实 现 对 各 子 企 业 的 货 物 的 出 库 、入 库 的 统 计 ，管 理 货 物 的 盘 点 ， 以 形 成 日 出 入 库 报 表 汇 总 ，提 高 库 存 的 利 用 率 。其 次 ，通 过 对 供 应 商 以 及 所 供 应 货 物 进 行 统 计 ，在 仓 储 部 门 初 步 形 成 供 应 商 企 业 的 数 据 库 ，建 立 企 业 与 供 应 商 的 信 息 联 系 和 数 据 联 系 ， 从 而 了 解 企 业 的 需 求 和 市 场 的 供 求 ，及 时 地 调 整 库 存 和 库 存 的 产 品 结 构 ，增 强 市 场 的 适 应 能 力 。 2) 市 场 管 理 通 过 市 场 部 的 销 售 活 动 ，将 原 系 统 中 顾 客 传 递 单 据 的 活 动 置 于 企 业 的 内 部 ，实 行 “一 票 到 底 ”的 服 务 方 式 ，提 高 顾 客 的 满 意 度 ，树 立 良 好 的 企 业 形 象 。其 次 ，通 过 销 售 部 门 的 活 动 ， 初 步 建 立 企业 顾 客 的 数 据 库 ，建 立 企 业 和 顾 客 的 信 息 联 系 和 数 据 联 系 ，充 分 了 解 市 场 的 需 求 和 消 费 者 的 爱好 ，为 企 业 领 导 者 做 出 长 远 决 策 提 供 依 据 。 3) 报 表 分 析 管 理 根 据 市 场 部 和 仓 管 部 提 供 的 报 表 和 汇 总 表 ，对 顾 客 、供 应 商 、货 物 、订 单 等 各 种 统 计 资 料 ，及 时 准 确 地 上 报 ，以 辅 助 决 策 ；其 次 根 据 市 场 部 、仓 管 部 、结 算 部 的 单 据 ，实 现 企 业 各 类 事 务 的 核查 ，防 止 企 业 内 部 蛀 虫 的 出 现 。 根 据 上 述 分 析 ，图 5 画 出 了 新 系 统 的 管 理 功 能 图 。 图 5 新 系 统 的 管 理 功 能 图 2.3.4 新 系 统 的 业 务 流 程 由 于 组 织 结 构 的 变 化 和 管 理 功 能 的 调 整 ，新 系 统 的 业 务 流 程 也 发 生 了 相 应 的 变 化 。图 6 给 出 了 新 系 统 的 业 务 流 程 图 。新 系 统 的 业 务 流 程 为 ：顾 客 根 据 销 售 部 提 供 的 报 价 单 确 定 是 否 购 买 产 品 ，如 有 购 买 意 向 与 销 售 部 签 订 销 售 合 同 ，销 售 部 根 据 销 售 合 同 发 出 销 货 通 知 给 票 务 部 ，票 务 部 查 阅 库 存 账 ，如 有 货 ，开 出 发 票 给 结 算 部 ，如 库 存 不 足 ，发 出 补 货 通 知 单 给 采 购 员 。票 务 部 还 要 根 据 仓 库 的 退 货 通 知 ，开 出 红 字 发 票 。结 算 部 根 据 发 票 要 求 顾 客 付 款 ，并 办 理 结 算 手 续 。付 款 后 ，结 算 人 员 盖 上 印 章 ，表 明 以 办 理 结 算 手 续 ，并 把 发 票 的 提 货 联 给 仓 管 员 ，仓 管 员 查 阅 库 存 账 ，如 有 货 开 出 发 货 通 知 单 给 发 货 员 办 理 发 货 手 续 ，如 没 有 货 则 须 填 写 补 货 通 知 单 给 采 购 员 。另 外 ，仓 管 员 还 要 根 据 库 存 情 况 开 出 补 货 通 知 单 给 采 购 员 ，采 购 员 根 据 补 货 通 知 单 填 写 采 购 单 给 供 应 商 进 行 采 购 ，当 货 到 时 ，供 应 商 给 出 提 货 通 知 单 给 采 购 员 ， 采 购 员 填 写 入 库 单 办 理 入 库 手 续 。发 货 员 根 据 发 货 通 知 单 发 货 ，并 填 写 出 库 单 ，出 库 单 一 份 给 仓 管 员 登 记 入 账 ，一 份 给 顾 客 。仓 管 员 根 据 出 货 情 况 和 采 购 情 况 更 新 库 存 账 。结 算 人 员 将 每 天 的 结 算 单 据 及 现 金 交 给 财 务 部 ，并 编 写 销 售 报 表 给 财 务 部 。财 务 部 根 据 单 据 、发 票 和 销 售 报 表 编 制 销 售 分 析 给 经 理 ，经 理 根 据 以 前 的 销 售 报 表 和 销 售 分 析 表 编 制 销 售 计 划 ，并 把 计 划 下 达 给 销 售 部 。 图 6 新 系 统 的 业 务 流 程 图 2.3.5 新 系 统 的 数 据 流 程 图 根 据 分 析 得 出 的 新 系 统 的 业 务 流 程 图 分 层 绘 制 出 新 系 统 的 数 据 流 程 图 ，如 图 7、8、9 所 示 。图 7 顶 层 图 图 8 第 一 层 的 数 据 流 程 图 图 9 第 二 层 的 数 据 流 程 图 2.3.6 数 据 字 典 数 据 字 典 是 数 据 流 程 图 的 补 充 ，由 于 项 目 较 多 ，这 里 只 写 几 个 范 例 。 1）数 据 项 描 述 数 据 项 编 号 ：I01 数 据 项 名 称 ：顾 客 号 别 名 ：顾 客 代 码 简 述 ：某 一 顾 客 的 代 码 类 型 及 宽 度 ：字 符 型 ，4 位 取 值 范 围 ：0001 9999 数 据 项 编 号 ：I03-02 数 据 项 名 称 ：商 品 代 码 别 名 ：商 品 编 码 简 述 ：某 种 商 品 的 代 码 类 型 及 宽 度 ：字 符 型 ，3 位 取 值 范 围 ：001 999 数 据 项 编 号 ：I03-03 数 据 项 名 称 ：供 应 商 别 名 ：供 应 商 代 号 简 述 ：某 供 应 商 代 码 类 型 及 宽 度 ：字 符 型 ，6 位 取 值 范 围 ：00000 1999999 数 据 项 编 号 ：I03-04 数 据 项 名 称 ：银 行 账 号 别 名 ：银 行 账 号 简 述 ：用 于 公 司 与 顾 客 进 行 非 现 金 结 算 时 ，提 供 的 代 表 本 公 司 在 银 行 收 支 情 况 的 号 码 。 类 型及 宽 度 ：字 符 型 ，18 位 取 值 范 围 ：454921500000000000454921510000000000 数 据 项 编 号 ：I03-05 数 据 项 名 称 ：采 购 单 编 号 别 名 ：采 购 单 编 码 简 述 ：采 购 员 进 行 采 购 是 为 采 购 单 进 行 的 编 号 类型 及 宽 度 ：字 符 型 ，4 位 取 值 范 围 ：000l9999 2) 数 据 结 构 定 义 数 据 结 构 编 号 ：D03-01 数 据 结 构 名 称 ：报 价 单 简 述 ：向 顾 客 提 供 产 品 的 价 格 和 相 关 信 息 数据 结 构 组 成：商品代 码 + 商品名称 + 规 格 + 单 价 + 产 地 数 据 结 构 编 号 ：DS03-02 数 据 结 构 名 称 ：顾 客 订 货 单 简 述 ：顾 客 所 填 顾 客 情 况 及 订 货 要 求 等 信 息 数 据 结 构 组 成 ：订 货 单 标 志 + 用 户 情 况 + 商 品 情 况 数 据 结 构 编 号 ：DS03-05 数 据 结 构 名 称 ：退 款 通 知 单 简 述 ：出 库 处 理 时 由 于 某 种 意 外 情 况 不 能 给 货 ，而 填 写 的 关 于 退 款 的 信 息 。 数 据结 构 组 成 ：日 期 + 用 户 情 况 + 商 品 情 况 + 销 售 情 况 + 备 注 数 据 结 构 编 号 ：D03-08 数 据 结 构 名 称 ：采 购 单 简 述 ：所 需 采 购 商 品 及 相 关 信 息 数据 结 构 组 成：商品代 码 + 商品名称 + 规 格 + 单 位 + 数量 + 单 价 + 金 额 + 备 注 数 据 结 构 编 号 ：DS03-10 数 据 结 构 名 称 ：提 货 通 知 单 简 述 ：供 应 商 向 采 购 员 发 出 的 货 物 已 到 的 通 知 数据结构组成：供货日期 + 供货地点 + 商品名称 + 商品规格 + 采购数量 3) 数 据 流 定 义 数 据 流 编 号 ：F03-02 数 据 流 名 称 ：需 先 付 款 的 订 货 单 简 述 ：根 据 用 户 信 用 ，要 求 先 付 款 的 订 货 单 。 数 据流 来 源 ：订 货 处 理 数 据 流 去 向 ：顾 客 数据流 组 成：日期 + 商品代 码 + 商品名称 + 商品 单 价 + 销 售数量 + 顾 客代 码 数据 流 量 ：约 10 次 /日 高 峰 流 量 ：约 15 次 /日 数 据 流 编 号 ：F03-07 数 据 流 名 称 ：退 款 通 知 单 简 述 ：根 据 顾 客 的 退 货 ，开 出 的 退 款 通 知 。 数 据流 来 源 ：出 库 处 理 数 据 流 去 向 ：开 票 部 数据流组成：日期 + 商品代码 + 商品名称 + 销售金额 + 顾客代码 数 据流 量 ：约 1 次 /月 高 峰 流 量 ：约 5 次 /月 数 据 流 编 号 ：F03-03 数 据 流 名 称 ：入 库 单 简 述 ：采 购 员 把 购 买 来 的 商 品 入 库 时 所 填 写 的 单 据 数据 流 来 源 ：采 购 处 理 数 据 流 去 向 ：入 库 处 理 数据流组成：入库单编号 + 商品代码 + 商品名称 + 商品单价 + 入库数量 + 入库日期数 据 流 量 ：约 10 次 /月 高 峰 流 量 ：约 15 次 /月 数 据 流 编 号 ：F03-04 数 据 流 名 称 ：出 库 单 简 述 ：发 货 员 把 商 品 交 给 顾 客 时 所 填 写 的 单 据 ，表 示 货 物 已 从 仓 库 发 出 。 数 据流 来 源 ：采 购 处 理 数 据 流 去 向 ：出 库 处 理 数据流组成：出库单编号 + 商品代码 + 商品名称 + 商品单价 + 销售数量 + 出库日期数 据 流 量 ：约 10 次 /日 高 峰 流 量 ：约 15 次 /日 4) 处 理 逻 辑 定 义 处 理 逻 辑 编 号 ：P2.0 处 理 逻 辑 名 称 ：开 票 处 理 简 述 ：开 出 各 种 发 票 。 输 入 的 数 据 流 ：合 格 的 订 货 单 、退 款 通 知 单 。 处 理 描 述 ：根 据 合 格 订 货 单 和 退 款 通 知 单 开 出 发 票 ，把 订 购 单 进 行 汇 总 ，转 给 结 算 部 作 账 款结 算 。 输 出 的 数 据 流 ：发 票 联 、订 单 数 据 处 理 频 率 ：50 次 /日 处 理 逻 辑 编 号 ：P5.2.1 处 理 逻 辑 名 称 ：入 库 处 理 简 述 ：将 入 库 数 据 记 入 库 存 账 输 入 的 数 据 流 ：入 库 单 处 理 描 述 ：根 据 商 品 入 库 单 ，将 入 库 数 据 记 入 库 存 台 账 ，并 更 新 相 应 商 品 的 库 存 数 量 和 金 额 。输 出 的 数 据 流 ：补 货 通 知 单 处 理 频 率 ：10 次 /日 处 理 逻 辑 编 号 ：P3.0 处 理 逻 辑 名 称 ：结 算 处 理 简 述 ：结 算 销 售 金 额 ，并 出 提 货 联 。 输 入 的 数 据 流 ：发 票 联 ，订 货 单 处 理 描 述 ：根 据 发 票 和 订 货 单 ，结 算 销 售 金 额 ，并 开 出 提 货 联 转 给 用 于 出 库 处 理 。并 登 记 销售 数 据 。 输 出 的 数 据 流 ：提 货 联 ，销 售 统 计 报 表 。 处 理频 率 ：50 次 /日 处 理 逻 辑 编 号 ：P4.0 处 理 逻 辑 名 称 ：销 售 分 析 简 述 ：根 据 销 售 计 划 报 表 和 销 售 统 计 报 表 ，分 析 销 售 情 况 。 输 入的 数 据 流 ：销 售 计 划 报 表 ，销 售 统 计 报 表 。 处 理 描 述 ：根 据 销 售 计 划 表 和 销 售 报 表 ，统 计 分 析 销 售 情 况 ，做 出 销 售 分 析 表 ，送 至 经 理 。 输 出 的 数 据 流 ：销 售 分 析 表 处 理 频 率 ：50 次 /日 5) 数 据 存 储 定 义 数 据 存 储 编 号 ：F03-01 数 据 存 储 名 称 ：销 售 统 计 报 表 简 述 ：根 据 每 目 的 销 售 情 况 ，统 计 销 售 数 据 。 数据存储组成：日期 + 商品代 码 + 商品名称 + 商品单价 + 销售数量 + 销售金额 + 销售 对 象 关 键 字 ：日 期 + 商 品 代 码 相 关 联 的 处 理 ：P3.0、P4.0 数 据 存 储 编 号 ：F03-02 数 据 存 储 名 称 ：销 售 计 划 报 表 简 述 ：根 据 上 一 季 度 销 售 情 况 和 市 场 制 定 下 一 季 度 销 售 目 标 。 数据存储组成：报表编号 + 日期 + 商品代码 + 商品名称 关 键 字 ：报 表 编 号 相 关 联 的 处 理 ：P4.0 数 据 存 储 编 号 ：F03-03 数 据 存 储 名 称 ：库 存 账 简 述 ：记 录 商 品 出 入 库 数 据 的 明 细 账 数据存 储组 成：日