A3.EAM-12.0.0-资产采购-功能手册

A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 1 -资产采购功能手册A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 2 -目 录第 1 章 系统概述 .- 1 -1.1 系统目标 - 1 -1.2 系统功能 - 1 -1.2.1 采购价格管理 .- 2 -1.2.2 采购计划 .- 2 -1.2.3 采购合同 .- 3 -1.2.4 采购结算 .- 3 -1.2.5 入库通知 .- 3 -1.3 系统接口 - 4 -第 2 章 采购管理 .- 4 -2.1 采购计划 .- 4 -2.2 采购合同 .- 5 -2.3 采购入库通知单 .- 6 -第 3 章 价格管理 .- 7 -3.1 供应商询价 - 7 -3.2 供应商报价 .- 8 -3.3 自动终止报价 - 9 -3.4 资产询价明细表 - 9 -3.5 采购最新价格对比表 - 10 -第 4 章 结算管理 .- 11 -4. 1 付款申请 .- 11 -4. 2 收票管理 .- 12 -第 5 章 报表分析 .- 12 -5.1 资产采购执行情况分析表 - 12 -第 6 章 基础设置 .- 13 -6.1 采购计划类型 .- 13 -6.2 采购计划周期 .- 13 -6.3 采购合同类型 .- 13 -6.4 采购合同级别 .- 14 -6.5 订购方式 .- 14 -6.6 退货原因 .- 14 -6.7 供应商报价类型 .- 14 -A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 1 -第 1 章 系统概述1.1 系统目标资产采购管理所要达到的目标主要有以下几点：1、明确的资产采购目的：资产采购来源分为部门及员工因工作需要的采购申请、公司有计划的资产更新换代以及日常办公需要的零星采购，确保资产采购的目的是明确的，避免漫无目的的采购导致资产闲置。2、合理的采购价格：采购资产根据实际工作量填写结算单，双方核实后进行结算，避免在没有使用的状况下也发生费用。3、唯一的资产编码：资产采购到位后，必须进行资产登记，给定资产编码，以确保台帐上有最新的资产信息。4、安全的库存管理：采购到位的资产如果当时没有分配到具体部门或人员时，就需要入库管理，以保证资产的安全。图 1.1-1 资产采购系统目标1.2 系统功能资产采购模块蓝图：A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 2 -结算管理价格管理资产平台资产采购采购计划资产入库通知单基础设置选项设置报表查询采购最新架构对比表资产采购执行情况分析表采购合同供方报价供应商询价采购计划类型采购计划周期采购合同类型采购合同级别订购方式退货原因供应商报价类型生成报价单供方确认库存管理总 账资产采购入库付款申请收票管理资产使用请求 审批 采购申请供应商中心供应商结算总账发票管理采购租出发票管理图 1.2-1 资产采购模块蓝图1.2.1 采购价格管理资产采购在众多供应商之间进行选择时，可以使用价格管理对各供应商的价格进行比较，从中选择条件最合适的供应商报价，采购合同中使用该报价作为合同价格。采购价格管理可以通过询价单发出询价，由各个供应商提供相应的价格输入系统，由采购人员在各供应商之间进行比较，选择报价最合适的供应商。1.2.2 采购计划企业根据自身资产更新换代及企业发展的需要，会制定出在一定时期内的资产采购计划，采购部门分阶段执行采购计划采购资产。采购计划可以根据不同的周期年、季度、月来制定，然后资产管理部门在相应的期间内根据采购计划发起采购，与相应的供应商签订采购合同进行采购，如果采购计划制A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 3 -定有误或者根据企业实际情况计划有变，则终止采购计划。1.2.3 采购合同企业与供应商签订采购合同以明确采购的资产的种类、规格、采购的数量、单价及交付日期等条件，确保供应商按照合同明确约定的条件交付资产。采购合同根据采购申请或采购计划生成，也可以单独直接新增采购合同，在合同中可以制定结算计划，采购合同上可以实时反映出采购到货进度、付款进度及收票进度，合同执行过程中，根据甲乙双方的实际情况，可以对合同进行变更；采购到货、付款及收票引用采购合同生成。1.2.4 采购结算企业对资产采购的付款和收票需要进行规范化的管理，与材料采购一样，付款时需要发起付款申请，根据企业规章制度走相应的审批程序确认付款金额并付款，采购发票也需要与相应的采购合同关联，对于工程企业来说，由于企业规模大，项目多且分散，因此对于付款和收票的管理要求会更为严格。采购付款可以根据采购合同发起申请，通过系统设定的审批流程，确定最终的付款金额，然后由集团财务-现金中心下的供应商结算引用做供应商结算单，支付供应商货款；收到发票后，采购人员根据发票对应的采购合同做收票登记，录入发票基本信息，然后由财务部门在集团财务模块下根据收票登记确认收票。1.2.5 入库通知企业采购到的资产价值大、数量多，如果没有即时分配给相应的部门或人员，需要安排资产进入库存，由专人保管以确保资产安全，也可以先将资产入库，然后再行分配。资产采购到位后在资产平台先行登记并确定资产编号，确保资产台帐及时更新为最新的信息，在资产登记时如果已经有明确的使用部门和人员，可以直接分配给该部门和人员，如果没有明确的部门和人员，则需要生成入库通知单，通知仓库资产入库，由仓库人员保管资产。A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 4 -1.3 系统接口由于资产采购贯穿资产申请到最终资产入库，在此过程中还进行了付款及收票的确认，因此资产采购模块与其他模块还存在接口。资产采购与其他模块的接口主要包括以下几点：1、与物资管理库存管理接口：资产采购到货后，由资产管理发起入库通知，然后库存管理根据入库通知做入库单。2、与集团财务现金中心供应商结算接口：资产采购发起的付款申请经过审批之后，需要由现金中心-供应商结算引用作供应商结算单。3、与资产管理发票管理-采购租入发票管理接口：资产采购收到的供应商开来的采购发票，需要做收票登记，在发票管理模块中根据资产采购收票登记确认收票。第 2 章 采购管理2.1 采购计划根据资产请求审批结果，确定以采购方式予以实现。制定采购计划：2012 年 7 月 26 日，编制资产采购计划，新增采购计划时，需要选择该计划所在的周期：图 2.1-1 计划周期选择编制采购计划：A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 5 -图 2.1-2 编制采购计划系统提供“自动关闭计划”功能，在超出该周期后，计划则自动关闭不再执行。采购计划可以通过两种方式审核：1、通过“审核”按钮，简单方式审核；2、通过审批流方式完成审核。选择预先设置的资产采购计划流程，进行送审：图 2.1-3 选择送审流程2.2 采购合同新增采购合同，可以引用采购计划、采购申请也可以直接手工新增采购合同，采购合同页面包含有采购合同、结算计划、进度情况和变更记录，采购合同 TAB 页为合同的基本信息，内容主要包含了甲乙单位、合同约定要采购的资产规格、数量、单价以及约定的交货日期；结算计划为制定的付款计划，在约定的几个时间点的付款金额；进度情况主要包括了到货进度、收票进度和付款进度，从这三个方面反映合同执行的情况；变更记录为合A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 6 -同在执行过程中进行的变动，这里提供历史变动记录，以供追溯。图 2.2-1 采购合同采购合同可以通过两种方式审核：1、通过“审核”按钮，简单方式审核；2、通过审批流方式完成审核。选择预先设置的资产采购合同流程，进行送审：图 2.2-2 选择送审流程2.3 采购入库通知单在资产登记时没有分配到具体部门或人员的资产，为了确保资产安全，需要开出入库通知单，通知仓库部门对资产入库保管。A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 7 -图 2.3-1 采购入库通知单第 3 章 价格管理3.1 供应商询价对于需要采购的资产，制作供应商询价单，交由供应商，由其提供报价。新增供应商询价单，选择需要询价的物料，供应商不需要填写，待供应商将报价提供过来之后选择该询价单进行报价。图 3.1-1 供应商询价A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 8 -3.2 供应商报价填写供应商报价进行比较，以确定最具竞争力的报价，被确认的报价，在签订采购合同时可以直接使用。供应商报价操作方式有两种：1、选择询价单进行供应商报价，2、直接新增供应商报价。根据询价单生成的供应商报价，根据比较结果选择适当的供应商报价点击“供方确认” 。供应商报价对比：图 3.2-1 供应商报价对比下图为直接新增的供应商报价，直接新增的供应商报价为最终的供应商报价。图 3.2-2 供应商报价录入为了防止价格更改，对供应商报价的有效性进行确认，通过“审核”来完成：A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 9 -图 3.2-3 供应商报价审核3.3 自动终止报价供应商提供的报价，有些存在时效性，即在一定时间内其报价有效，超期之后需要重新报价，因此，系统提供自动终止报价的功能，终止有效日期小于系统的供应商报价图 3.3-1 自动终止报价3.4 资产询价明细表根据查询条件过滤出相应的供应商询价明细信息。A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 10 -图 3.4-1 资产询价明细表3.5 采购最新价格对比表提供某种物料的最新采购价格各供应商报价对比。图 3.5-1 采购最新价格对比表A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 11 -第 4 章 结算管理4. 1 付款申请根据合同的要求或合同执行的进度，需要支付供应商货款，在资产采购中发起付款申请，按照企业制定的审批流程进行审批，然后集团财务-现金中心- 供应商结算引用付款申请做供应商结算单。付款申请可以引用合同新增，这样付款申请在最终付款之后，相应的付款信息就会进入合同的进度情况下的付款进度中。图 4.1-1 付款申请图 4.1-2 付款申请列表A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 12 -4. 2 收票管理收到采购发票之后，资产采购人员引用采购合同上相关物料，根据发票上载明的产品、数量及价格填写收票登记，经过审批后最终由采购发票确认收票。收票登记界面如下图，红字为必输信息，在位于界面中间部分的“财务信息”为非必填信息，收票登记确认后，可以被集团财务-供应商中心下的采购发票引用确认收票图 4.2-1 收票管理第 5 章 报表分析5.1 资产采购执行情况分析表按合同查询资产采购执行情况：图 5.1-1 资产采购情况执行分析表A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 13 -第 6 章 基础设置6.1 采购计划类型由于工程企业的资产类型比较多，因此相应的资产采购计划可能根据会根据不同类型进行分类，因此提供采购计划类型来加以区分。图 6.1-1 采购计划类型设置6.2 采购计划周期采购计划为未来某一时段的采购安排，可能是年、季度、月、旬或周等不同的时间段，因此系统提供采购计划周期的维护来满足企业不同的区间要求（默认按照年、季度、月、旬、周） 。图 6.2-1 采购计划周期设置6.3 采购合同类型与采购计划类型一样，合同也分为很多种，生产设备、办公设备或周材等，也可以根据其他企业需要的分类来维护合同类型。A3 -V12.0.0 资产采购功能手册- 14 -图 6.3-1 采购合同类型设置6.4 采购合同级别企业签订的采购合同根据重要性的不同，可以分为多个级别，就像密级一样维护多个等级的合同级别来识别合同的重要性，企业根据自身需要自定义维护合同的级别，分类管理。图 6.4-1 采购合同级别设置6.5 订购方式资产的订购方式可以有多种，可以是内部采购，即在内部关联单位采购需要的资产；也可以是外部直接采购，选择合适的供应商采购资产；也可以是代购，总之，资产订购的