山东源盛银投资有限公司档案管理办法1

1山东源盛银投资有限公司档案管理办法1 主题内容与适用范围1.1 本办法规定了档案工作的管理职能、内容要求。1.2 本办法适用于本公司档案工作管理（包括各类档案、文件及资料管理；书画艺术品，无形资产等）。1.3 本办法所称“ 本公司”包括山东源盛银投资有限公司、以及其投资控股、参股的子公司、分公司及关联企业。2 管理职能2.1 公司档案工作管理是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。2.2 公司档案是公司的宝贵财产，是公司在生产、技术、科研、基本建设、经营管理等活动中直接形成的，保存备查的文字、书画、图纸、图表、照片、胶片、声像磁带、电子磁盘、光盘、 实物、可移动存储介质及其他各种方式和载体的历史记录。2.3 公司档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和,其构成为：科技类档案（包括产品、科研、技改与基建、设备仪器等）、文书类档案（包括行政、经营、生产技术管理等）和专门档案（包括书画项目、古玩、会计、无形资产版权等），以及特殊载体档案(包括照胶片、音像、电子、实物等)。2.4 公司档案工作要坚持集中统一的管理原则，达到完整、 准确、系统、安全和有效提供利用。由总经办资料室统一组织、实施管理。3 内容要求3.1 公司档案管理体制23.1.1 公司档案工作归口总经办。3.1.2 总经办下设资料室，具体负责全公司档案工作管理。 各部（室）均设立档案资料分室，进行分线管理，分级负责，在 业务上接受资料室监督和检查。3.1.3 公司档案部门是公司文件材料、 档案和参考资料的储存基地和利用中心，负责统筹、 协调、组织 、控制、管理公司的文件材料，档案和参考资料工作。文件材料（即文件）是指公司现行各项活动中正在产生或正在使用的一切载体形式的所有真实记录。它是档案的前身。档案来源于文件材料，它是具有保存价值的非现行文件，是经过归档集中保存起来的那部分文件材料。参考资料（即资料）则是为了工作参考需要，通过交流、赠送、购买等方式取得、收集和复制的，不是直接记述和反映本单位活动的文件材料。它只具有参考作用。公司各部门应正确区分这三者的关系，并按有关规定认真做好文件材料和参考资料的管理工作。3.1.4 档案管理工作和人员应保持相对的稳定。3.2 收集与归档3.2.1 收集归档的范围， 按本办法制定的规定执行。3.2.2 各部门要把文件材料的形成、积累、整理、 归档以及归档后的变更补充工作纳入各项工作计划、管理程序，以及部门有关职责范围和有关人员岗位责任制。3.2.3 文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、 经营管理等项工作和文书处理的程序。33.2.4 除少数有专门特殊保存要求的档案外， 其他所有档案都必须移交资料室集中保管。各部门不得各自为政，更不允许个人保存档案。3.2.5 档案室在接收移交档案时，必须检查是否符合要求， 不符合规定的，有权拒绝接收归档，直至符合要求后，再接收归档。3.2.6 在公司每一项科研成果鉴定、新产品试制、基建工程、设备仪器购置安装和引进项目等活动中，必须对应归档文件材料加以检查验收。凡是没有完整、准确、系统的文件材料的项目,档案人员不予签收。3.2.7 文件材料的归档要求a. 必须完整、准确地反映公司各项活动的真实内容和历史过程，层次分明，符合其形成规律。且应是原件（定稿）。b. 必须符合文件材料的 书写格式,现行有关办法、载质优良、字迹工整，图样清楚、 鉴署完备。严禁使用不合规定的圆珠笔、铅笔、红墨水和复写纸等字迹不牢固的书写工具，禁用金属品装订、裱糊要用防腐浆糊。c. 必须符合文件材料的 归档范围， 应当归档的，必须归档,不应归档的，禁止归档。d. 归档的文件材料 ,必须进行系统整理，按规定组成保管单位（卷、册、袋、盒等）。e. 对采用外单位的蓝图，应将采用的蓝图及文字材料同时归档，如我公司已描绘底图也应同时归档。某些文件材料（基建、设备、协作项目等）涉及到外部单位，不 够齐全完整时，应向外单位进行补充收集归档。3.2.8 归档时间a. 产品试制、科研课题 、基建 过程、设备安装或其它技术项目，在鉴定验收结束或任务完成后，或告一段落时，要将应归档的文件材料，在一个星期内，4由项目有关人员收集整理完备，项目负责人审定后，交资料室验收归档。b. 产品底图设计完后，应立即归档， 质量、技术等科技文件材料，一年归档一次，于下年一月底前归档完备。c. 各项管理工作中形成的应归档文件材料，在下年一季度内，由各职能部门负责人审定后，集中到有关档案部门整理归档。行政文件集中到公司办公室，技术文件 归科技部。 d. 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年（出纳人员不得兼管会计档案），期满后，编制保管单位移交目录册移交资料室统一保管。e. 各部门及相关人员应注意平时文件材料的收集、积累和整理，做好随时归档的准备。 对专门性、机密性较强文件材料，特殊载体文件材料，驻地分散单位文件材料，可以根据实际需要和具体情况，另行制定归档时间。3.2.9 归档份数a. 一般文件材料归档一份（包括底稿、印件各归一份；底图、复印图各归一份），重要的或利用频繁的归档两份。b. 与多项文件材料密不可分，是其不可缺少的组成部分，又确需要与之并在一起组卷的，根据实际情况确定该文件材料的归档份数。3.2.10 归档手续在归档时，移交和接收双方应详细清点，办理相应移交签字手续，填写文件材料( 移交) 清单 文件。一式两份，双方各留一份，以 备查考。3.3 档案整理3.3.1 档案室对接收来的文件材料或档案，要进行及时登记，填写文件档案资料归档总登记表。和必要的整理，包括分类、组卷、排列、编号、 编目、局部调5整和全过程整理等。档案整理工作应遵循保持文件材料之间的有机联系，充分利用原有整理基础，便于保管、保密和利用的原则。3.3.2 各部门完成整理工作后,应编制保管单位移交目录册，按归档手续送档案部门归档,销毁不归档文件材料。3.3.3 档案编目与编制检索工具。a. 编制档案 总目录、档案分类目录、保管单 位目录。b. 根据需要编制档案检索工具（如专题目录、全宗指南、 产品索引等）。3.4 档案变更3.4.1 档案的任何变更(包括修改、补充、更换 、作废等)须有经主管领导批准签字或盖有部门印章的变更通知单，如更改通知单，并要对涉及变更档案的所有记载项目（如目录、帐卡等）进行相应变动调整。3.4.2 除非有工作变动或经专门指定， 一般由原编拟（归档）者负责进行变更。3.4.3 一般变更应在资料室进行，重大变更，可申请办理借出手续，在指定地点进行。3.4.4 变更时，应通知各有关使用部门，并作相应的统一变更。a. 变更人员应持经过批准的变更通知单到各有关部门， 取得部门相关人员同意，并在变更通知单上会签后，方可进行修改。 各部门要留存一份变更通知单。变更通知单一般与相应档案附在一起，也可单独集中保存。b. 补充、更换、作 废变 更时， 应出具变更通知单，发到各有关部门，各部门应按通知要求及时进行相应调整。3.4.5 档案室有权监督变更工作，对不按规定手续和要求擅自变更者，档案员有权予以制止。63.5 档案复制、发放、使用和移交3.5.1 档案的复制,包括复印、打印、印刷、照拍、摹写、电子拷贝、传真、摘抄等。档案的使用，应尽量提供复制件或副本，以保护原件。档案复制必须要有审批手续，由需复制者填写申请报告，经申请者部门负责人、复制部门负责人签字批准，并按要求填好文件档案资料利用登记表后,方可复制。密级的、重要的档案,须经公司总经理批准。复制后，申请者应清点并在复制文据上签收。复制文据由复制部门留存。3.5.2 科技部发给各部门的图纸限定本部门使用， 部门间不得互相挪用，不得外借、外协，以及借 阅或泄露给无关人员。更不准私自送给外单位人员和复制，禁止带回家或带出公司。3.5.3 公司内外外协加工所需图纸统一由科技部按规定提出复印，其他单位不得自行复印。3.5.4 生产用图，使用期在一年以上者，因油污、 破损不能使用，各部门按计划外晒图和以旧换新手续办理。3.5.5 档案的使用、传递、保管和利用者， 对档案的完整、 安全、清洁负责。使用人员，应在保密的基础上，保持原样归还。3.5.6 凡因严重损坏或丢失而补发图纸资料的，必须追究责任.在有关部门领导批示后，方可补发。3.5.7 因各种原因，档案需要进行移交的，双方必须当面点清，移交齐全，并填写文件材料（移交)清单，签字认可。3.5.8 档案管理人员工作调动时，应办理好交接手续，当面点清签收。凡移交不全或未向接收者交代清楚的，要承担责任。未办完移交手续，不能离开岗位。73.5.9 职工因故离开公司，应把本人借用的、保管的档案交还档案部门。各部门在为离开人员办理签字手续时，应征得档案室同意。未经档案室签字，不能办理手续。凡签字放行者，将要承担全部责任。3.6 档案保管3.6.1 档案保管要以维护档案的完整与安全为中心任务，坚持“以防为主，防治结合”的原则 ，防治档案 损坏，维护档案安全，最大限度地延 长档案寿命。3.6.2 保存档案必须具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮（水）、防高温、防尘、防污染（有害气体）和防有害生物（霉、虫、鼠等）等安全措施。3.6.3 档案室应根据工作需要增置各种装具及温湿度计、吸尘器、去湿机、复印机、收录机、照相机、空调设备、电子计算机、 缩微设备和监控设备等。 库房各种装具、设备、 设施应定期检修、保养、校 验、更换、 补充，保证其有效性。3.6.4 一切人员未经许可，不得擅自出入库房；库房物品不得随意带出库外；出入库房的档案，要仔细清点登记。3.6.5 档案的包装材料（卷皮、盒、 袋等）和装具应符合公司档案立卷与保管单位构成的一般要求中的规定办法。3.6.6 存放档案必须有专用柜架，排架方法要科学和便于查找。 柜架最好选用金属的和可移动的，常用柜架由五节档案柜、双面档案柜、密集架。3.6.7 柜架应与墙壁保持一定距离（可容一人通过），成行地垂直于有窗的墙面摆设，外墙采光窗宜与装具间的通道相对应，柜架之间的通道以 0.91.2 米宽为宜，主通道净宽不小于米，两行装具间净宽不小于 0.8 米，通道形式应取迂回式。3.6.8 柜架排放，应按其形状和大小、高矮， 进行分类排列，使其横竖成行，整齐美观。然后进行柜架编号，一般是从门口起面对柜架从左至右依次给列号8（排号），每套柜架给出柜架号，柜架的格层（箱）按从上而下给出每格层（箱）的流水顺序号。对于柜架极少的库房，可不分列排号、柜架号，以柜架或格层（箱）为基本单位统一编大流水号。3.6.9 档案在柜架中的存放方式有竖放和平放两种。竖放案卷脊背要朝外。平放的高度以不超过 40mm 为宜。上架排列顺序应遵循自左向右，自上而下的原则。并使之与档案的系统化整理保持一致，和档案分类目录保持一致。排架的饱和度要适宜，不能过挤，要预备空位。如空位被排满或因特殊载体要求分别保管的档案，则可单独保存并填写档案参见卡，以保持应有联系。3.6.10 档案各类装具（包括柜架、格箱、卷、盒、袋、筒等）上均应贴注标签和有关标识，以便于识别查找和存取。3.6.11 定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。经常检查库房，杜绝一切不利和有害因素，发现问题及时处理。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。3.6.12 对于特殊载体档案的保管，按照有关规定执行。 3.7 档案鉴定3.7.1 档案鉴定工作要坚持从公司利益出发，用全面的、 历史的、发展的观点去判定档案价值的原则，根据档案自身特点和公司需要两个办法来衡量档案价值。3.7.2 资料室负责定期鉴定工作。各有关部门负责人负责制定文件材料归档与不归档范围表和公司档案保管期限表，承担文件、档案、资料和期满档案的鉴定工作，划定保存价值，调整原保管期限，把失去保存价值的剔除移交或销毁。93.7.3 任何鉴定均要形成书面鉴定意见和报告，鉴定中若发现不准确、不完整，视其情况由有关部门及人员负责修改、补充。鉴定后，属继续保存的，重新确定保管期限，属失去保管价值的，要盖上“作 废”章，并作出“暂存时间” 或“可销毁”等处理结论 。3.7.4 销毁档案和文件资料必须严格掌握，履行审批手续，慎重从事。销毁前，要进行反复审定，确要销毁的，经主管领导批准后销毁。销毁清册要永久保存。3.7.5 各部门对本部门已失去使用、保存价值的文件资料或档案，注销旧帐，由各部门领导批准后处理。3.8 档案保密3.8.1 根据公司情况，确定秘密的范围及密别。3.8.2 公司由总经办负责监督保密工作， 具体负责档案的定密工作3.8.3 坚持文件资料和档案使用、传递、 保管等流动过程中的跟踪管理和经手人员及涉档人员保密责任制，实行全方位的保密监控。3.8.4 公司职工有保守公司秘密的义务， 应认真执行保密规章制度，不向任何人泄露档案内容,保证档案的绝对安全。3.8.5 根据档案密别，要制定相应的利用权限和知悉范围。a. 属公司秘密的档案，由总经理或副总经理批准。b. 公司其他档案，重要的由主管部门负责人批准， 一般的由档案负责人批准。c. 外出人员 因工作需要携 带密级档案， 必须经总经理批准。妥善保管，严防丢失、泄密。会计 档案不得携带出公司。3.8.6 要定期检查档案保密情况，严防泄密发生。对发现有泄密事件或隐患，要10立即向领导报告，及时追查处理。3.9 档案统计3.9.1 档