《住房公积金业务档案管理标准+JGJT+495-2022》详细解读

《住房公积金业务档案管理标准JGJ/T495-2022》详细解读目录contents1总则2术语3基本规定4形成与收集5整理与归档6保管与保护目录contents7鉴定与销毁8利用与开发9统计与移交10电子档案管理信息系统11纸质档案数字化附录A住房公积金个人住房贷款、行政执法及诉讼和行政复议业务材料归档范围目录contents附录B住房公积金电子档案管理信息系统接口数据定义本标准用词说明引用标准名录011总则为规范住房公积金业务档案管理，保障业务档案真实、完整、可用和安全，维护住房公积金缴存人和相关各方合法权益，有效防范风险，制定本标准。通过统一业务档案管理标准，实现住房公积金业务档案管理的标准化、规范化和信息化，提高业务档案管理效率和质量。1.1编制目的1.2编制依据依据《中华人民共和国档案法》《住房公积金管理条例》等相关法律法规和规章制度，结合住房公积金业务特点和管理实际，制定本标准。借鉴和吸收国内外档案管理先进理念和经验，参考国家档案管理标准和行业档案管理规范，确保本标准的科学性和先进性。01021.3适用范围涵盖住房公积金缴存、提取、贷款、还款、担保、结算等业务的档案管理。本标准适用于住房公积金管理中心、分中心、管理部以及受委托办理住房公积金业务的银行、担保机构等相关单位。住房公积金业务档案是指住房公积金管理机构在办理住房公积金业务过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。根据业务类型和档案形式，住房公积金业务档案可分为缴存类、提取类、贷款类、还款类、担保类和综合类等六大类。1.4档案定义与分类022术语住房公积金是指由国家机关、事业单位、企业、城镇集体企业、外商投资企业、城镇私营企业及其他城镇企业、事业单位、民办非企业单位、社会团体及其在职职工，对等缴存的长期住房储蓄。建立住房公积金制度的主要目的是通过国家、单位和个人三方共同负担，形成稳定、可持续的住房资金来源，提高职工的住房消费能力，改善职工居住条件。定义目的2.1住房公积金定义业务档案是指住房公积金管理中心在办理住房公积金业务过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。内容业务档案包括住房公积金缴存、提取、贷款、还款、担保、变更、注销等业务办理过程中产生的各类资料。2.2业务档案档案管理是指对住房公积金业务档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等一系列活动的总称。定义档案管理的目的是确保业务档案的真实、完整、可用和安全，为住房公积金业务的规范运作和风险管理提供有力支持。目的2.3档案管理定义电子档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储的住房公积金业务档案。特点电子档案具有存储空间小、信息量大、传输速度快、便于检索和利用等优点，但也存在易修改、易删除、易损坏等安全风险。因此，在电子档案管理中需要采取严格的安全措施和技术手段来确保其真实性和完整性。2.4电子档案033基本规定住房公积金业务档案应由住房公积金管理中心统一归档管理，确保档案的完整性和安全性。统一性原则档案应真实反映住房公积金业务办理过程，包括业务申请、审批、办理等环节，确保档案信息的真实性和准确性。真实性原则档案应包含住房公积金业务办理过程中产生的各类文件和资料，确保档案信息的完整性。完整性原则涉及个人隐私和商业秘密的住房公积金业务档案应严格保密，防止信息泄露。保密性原则档案管理原则档案分类与编号档案分类住房公积金业务档案应按照业务类型进行分类，如贷款档案、提取档案、缴存档案等。档案编号每份档案应有唯一的编号，便于检索和管理。编号规则可根据实际情况制定，确保编号的唯一性和合理性。住房公积金业务档案应妥善保管，防止档案遗失、损毁和泄密。应建立档案保管制度，明确保管责任和要求。住房公积金业务档案应为住房公积金管理和服务提供支持和依据。应建立档案利用制度，明确利用方式和要求，确保档案信息的合理利用。档案保管与利用档案利用档案保管对于已无保存价值的住房公积金业务档案，应按照相关规定进行销毁。销毁前应履行审批手续，确保销毁工作的规范性和安全性。因机构撤销或合并等原因需要移交住房公积金业务档案的，应按照相关规定进行移交。移交前应编制移交清册，确保移交工作的顺利进行。档案销毁档案移交档案销毁与移交044形成与收集住房公积金业务档案是在住房公积金管理工作中直接形成的，具有保存价值的文字材料、电子数据、图表、声像等不同形式的历史记录。这些档案是住房公积金管理的重要组成部分，对于保障职工权益、规范管理和防范风险具有重要意义。档案形成应真实、准确、完整，能够全面反映住房公积金业务的实际情况。在业务办理过程中，应按照规定的程序和要求进行档案材料的收集、整理和归档，确保档案的真实性和完整性。4.1档案形成住房公积金业务档案的收集应遵循全面性、及时性和规范性的原则。要全面收集与住房公积金业务相关的各类材料，包括业务申请表、审批材料、合同协议、凭证单据等，确保档案的完整性。档案收集应及时进行，避免遗漏和丢失。在业务办理过程中，应随时将形成的档案材料收集起来，并按照规定的程序和要求进行整理和归档。档案收集应规范有序，要按照档案分类和编号的要求进行收集和整理。同时，要注意保护档案的原始性和真实性，严禁篡改和伪造档案材料。4.2档案收集055整理与归档整理原则遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理方法按照业务类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案内容完整、清晰。整理要求档案材料应真实、准确、完整，无涂改、伪造现象，确保档案的真实性和可靠性。5.1整理归档范围01包括住房公积金缴存、提取、贷款、还款、担保、抵押等业务办理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。归档时间02业务办理完毕后，应及时将相关材料归档，确保档案的及时性和完整性。归档要求03归档的档案材料应齐全、完整，并按照规定的格式和要求进行装订、编号、编目等处理。5.2归档

5.3保管期限保管期限分类根据档案的重要性和保存价值，将住房公积金业务档案划分为永久保存、长期保存和短期保存三种类型。保管期限确定各类档案的保管期限应根据其内容、形式、来源等因素进行综合考虑，确保档案的保存价值得到充分体现。保管期限调整在档案保管过程中，如发现档案内容有误、不完整或已失去保存价值等情况，应及时进行调整或销毁处理。066保管与保护明确档案保管责任主体住房公积金管理中心应建立档案保管制度，明确档案保管责任，确保档案安全、完整、可用。实行档案保管责任制档案保管人员应签署档案保管责任书，对档案保管工作负责，确保档案在保管期限内不丢失、不损坏。档案保管责任按照档案保护要求建设档案库房，具备防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防高温等功能，确保档案安全存放。档案库房建设选择适宜的档案装具，如档案柜、档案架等，应具备承重、耐用、易清洁等特点，满足档案长期保存需要。档案装具选择档案保管环境03档案安全备份建立档案安全备份制度，定期对档案进行备份，防止档案丢失或损坏。01定期档案检查定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案完整、无损坏。02档案修复与复制对受损档案进行修复，对重要档案进行复制或作其他技术处理，确保档案信息的完整性和可读性。档案保护措施档案保密管理建立档案保密管理制度，对档案信息进行分类管理，确保档案信息不泄露。档案利用服务建立档案利用服务制度，为住房公积金业务提供档案查询、借阅等服务，满足业务需要。同时，加强档案利用过程中的保密管理，防止档案信息泄露。档案保密与利用077鉴定与销毁保障档案真实性通过鉴定，确保住房公积金业务档案的真实性和完整性，防止虚假档案的产生。提高管理效率鉴定工作有助于筛选出无价值或重复档案，减少管理成本，提高管理效率。风险控制对档案进行定期鉴定，可以及时发现潜在的风险和问题，为住房公积金业务的风险控制提供有力支持。鉴定工作的重要性销毁标准销毁程序销毁方式销毁记录销毁工作的规范与流程01020304明确哪些档案可以销毁，哪些档案需要永久保存，确保重要档案不被误销。制定严格的销毁程序，包括申请、审批、监销等环节，确保销毁工作的规范性和安全性。选择环保、安全的销毁方式，避免对环境造成污染或对人员造成伤害。对销毁的档案进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人等，以备日后查考。住房公积金管理机构应建立内部监督机制，对鉴定与销毁工作进行定期检查，确保工作规范、有序进行。内部监督接受上级主管部门、审计部门等外部监督机构的检查与指导，不断提高鉴定与销毁工作的质量和水平。外部监督对违反鉴定与销毁工作规定的行为，应依法依规追究相关责任人的责任，确保住房公积金业务档案的安全、完整、真实。责任追究鉴定与销毁工作的监督与检查088利用与开发住房公积金业务档案应为住房公积金的缴存、提取、贷款、还款、查询等业务提供服务，为住房公积金的催建、催缴、执法提供依据，为社会相关组织和个人提供查询和查证服务。各级住房公积金管理中心应制定档案查阅、借阅、复制等利用制度，并严格执行。利用档案应履行审批手续，进行档案查阅登记。档案利用各级住房公积金管理中心应积极开展室藏传统载体档案目录数据库建设，数据库质量符合《档案著录规则》（DA/T1）等标准规范要求。各级住房公积金管理中心应实施纸质档案和数字档案同步归档和一体化管理，有序开展档案数字化工作，有序开展档案数字化工作，实现数字化元数据库与相应数字化元数据、电子档案管理系统相应元数据库融合管理。各级住房公积金管理中心应开展档案编研工作，编制档案检索工具，积极实施纸质档案目录的全文识别，将现有图像数据转化为文本信息，便于检索和开发利用。各级住房公积金管理中心应积极实施纸质档案目录的全文识别，将现有图像数据转化为文本信息，便于检索和开发利用。同时，应开展档案利用效果分析，为住房公积金管理和服务提供决策支持。档案开发099统计与移交统计内容包括住房公积金业务档案的数量、种类、保管期限、利用情况等基本信息。统计频率应定期进行统计，确保数据的准确性和时效性。统计报表应制作规范的统计报表，便于数据分析和档案管理。统计工作规定在移交前应对档案进行密集架存储或数字化处理，确保档案的安全性和完整性。移交准备应制作详细的移交清单，包括档案的数量、种类、保管期限等信息。移交清单移交双方应办理规范的移交手续，确保责任明确、无缝衔接。移交手续移交工作流程监督机制应建立健全的监督机制，对住房公积金业务档案的统计与移交工作进行全程监督。考核标准应制定科学的考核标准，对统计与移交工作的质量和效率进行评价。奖惩措施应根据考核结果进行奖惩，激励工作人员更好地完成统计与移交工作。监督与考核1010电子档案管理信息系统系统建设电子档案管理信息系统应按照国家相关标准和规定进行建设，确保系统的安全性、可靠性和稳定性。管理制度应建立完善的电子档案管理制度，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。人员配备应配备专业的电子档案管理人员，具备相应的档案管理知识和技能，负责电子档案的日常管理和维护工作。10.1一般规定档案接收系统应具备接收各类电子档案的功能，包括在线接收和离线接收，并能够进行档案的真实性和完整性验证。档案整理系统应具备对电子档案进行分类、编号、著录、组卷等功能，形成符合规定的电子档案元数据和相应电子化元数据数据库。档案保管系统应具备对电子档案进行安全存储和备份的功能，确保电子档案的安全性和可用性。同时，应能够对电子档案进行定期检查和迁移，确保电子档案的长期保存效果。档案利用系统应具备对电子档案进行检索、浏览、下载、打印等功能，方便用户利用电子档案。同时，应能够对电子档案进行开发利用，如数据挖掘、统计分析等，为住房公积金业务提供决策支持。0102030410.2基本功能1111纸质档案数字化住房公积金业务办理过程中产生的纸质档案材料。包括但不限于贷款合同、还款计划表、提取申请表等重要业务文件。历史遗留的纸质档案材料，如早期手工账册、业务台账等。数字化对象与范围03数字化过程中应建立数据质量检查机制，确保元数据与目录信息的准确性。01元数据包括档案编号、题名、日期、页数、保管期限等基本信息。02目录编制应遵循住房公积金业务分类体系，确保检索便捷、准确。数字化元数据与目录编制元数据库应具备完善的数据备份和恢复机制，确保数据安全。定期对元数据库进行质量检查和维护，保持数据的完整性和可用性。严格控制对元数据库的访问权限，防止数据泄露和非法篡改。数字化元数据库质量与安全数字化操作应符合国家和行业相关标准规范，确保数字化质量。建立数字化过程中的质量检查机制，对数字化成果进行定期检查和评估。制定详细的数字化实施计划和流程，明确各环节职责和要求。数字化实施流程与规范12附录A住房公积金个人住房贷款、行政执法及诉讼和行政复议业务材料归档范围住房公积金个人住房贷款业务材料归档范围贷款申请材料贷款回收材料贷款审批材料贷款发放材料包括借款人及配偶身份证明、婚姻关系证明、购房合同或协议、首付款凭证、收入证明、征信报告等相关材料。包括贷款申请表、审批表、借款合同、抵押合同、担保合同等相关材料。包括贷款发放凭证、划款凭证等相关材料。包括还款计划表、还款明细表、提前还款申请书等相关材料。包括立案审批表、案件来源登记表、举报记录等相关材料。行政执法案件立案材料包括现场检查（勘察）笔录、调查（询问）笔录、证据登记保存清单等相关材料。行政执法调查取证材料包括行政处罚决定书、行政强制决定书、责令改正通知书等相关材料。行政执法决定材料包括罚款收据、没收物品清单、执行回执等相关材料。行政执法执行材料行政执法业务材料归档范围诉讼案件材料包括起诉状、答辩状、证据材料清单、传票、判决书、裁定书、调解书、送达回证等相关材料。行政复议案件材料包括行政复议申请书、行政复议答复书、行政复议决定书等相关材料。其他相关材料包括与诉讼和行政复议案件相关的其他材料，如鉴定意见、评估报告等。诉讼和行政复议业务材料归档范围03020113附录B住房公积金电子档案管理信息系统接口数据定义实现住房公积金电子档案管理信息系统与其他相关系统之间的数据传输和共享。接口作用包括数据导入导出接口、数据查询接口、数据交换接口等。接口类型确保数据传输过程中的安全性、完整性和可靠性。接口安全接口概述档案数据包括住房公积金缴存、提取、贷款等业务的档案信息，如业务办理时间、业务类型、业务金额等。电子影像数据业务办理过程中产生的各类电子影像资料，如合同、凭证、申请表等。元数据描述档案数据和电子影像数据的属性信息，如数据名称、数据类型、数据长度等。数据定义数据格式标准定义数据传输的格式，如XML、JSON等。接口调用规范明确接口调用的方式、参数、返回值等规范。数据传输协议规定数据传输的方式和协议，如HTTP、FTP等。接口标准接口版本管理对接口的版本进行管理和控制，确保接口的稳定性和兼容性。接口权限管理对不同用户和系统赋予不同的接口访问权限，确保数据的安全性和可控性。接口监控与日志对接口调用进行实时监控和记录日志，便于问题追踪和排查。接口管理14本标准用词说明指由职工个人及其所在单位按照职工工资收入一定比例逐月缴存的，