项目监理档案归档及资料管理办法

1、PAGE PAGE 34施工监理档案、资料归档管理规定第一章 总 则第一条依据据国家档档案法、国家建设工程文件归档整理规范标准（GB/T50328-2001），为了规范公司施工监理档案管理工作，结合本公司工作实际，对公司档案管理办法中基本建设类档案进行修订，制定本规定。第二条 施工监监理资料料分类施工监理资资料分为为按档案案保管和和资料管管理两类类，按工工程类别别存档期期限分为为30年、8年、3年。（一）按档档案管理理存档期期限为30年的工工程。（1）施工工技术要要求高，施施工难度度大、结结构复杂杂的大型型公共建建筑、列列入监理理计划单单体投资资额在50000万元以上上（含50000万元）的的

2、工程。（2）涉及及高温、高高压、易易燃、易易爆的化化工、采采气及桥桥梁且投投资额在在10000万元以以上（含含10000万元）的的工程。（3）列入入国家、集集团公司司、地市市级以上上且投资资额在10000万元以以上（含含10000万元）的的重点工工程。（4）每年年11月份由由工程管管理处将将本处室室拟归档档的监理理工程填填入监监理工程程归档类类别清单单中，报报公司监监理档案案、资料料审查领领导小组组审查确确认归档档类别和和保存期期限，形形成公司司监理理工程归归档类别别清单，由由工程管管理处、综综合办公公室按照照公司监监理工程程归档类类别清单单及时时组织存存档和接接收。（二）按资资料保存存，保存

3、存期限为为8年的工工程。（1）采用用新材料料、新技技术、新新工艺，新新设备的的单体投投资在10000万元以上的的工程。（2）施工工技术要要求高，施施工难度度大、结结构复杂杂的大型型公共建建筑、列列入监理理计划（单单体投资资额在50000万元以下）的的工程。（3）投资资额在10000万元以以下且涉涉及高温温、高压压、易燃燃、易爆爆的化工工、采气气及桥梁梁的工程程。（4）投资资额在10000万元以以下且列列入国家家、集团团公司、地地市级以以上的重重点工程程。（三）按资资料保存存，保存存期限为为3年的工工程。（1）油田田道路、住住宅小区区综合整整治、老老区改造造及其他他维修改改造项目目工程。（2）未

4、列列入1、2项规定定的其他他项目工工程。第二章 归档要要求第三条归档档内容及及范围要要求（一）尚未未存档的的所有监监理工程程资料归归档严格格执行大大庆仟环环工程管管理服务务有限公公司施工工监理档档案资料料归档管管理规定定，旁旁站记录录与平行行检查记记录附在在对应的的报验单单后面，具具体内容容见附件件1、2。（二）在施施工监理理过程中中的监理理资料应应按监理理规范、上上级主管管部门规规定和公公司管理理办法的的要求做做好日常常管理，以以备正常常监理验验收和业业务主管管部门、业业主、公公司考核核等各种种检查时时使用。（三）归档档的文件件材料应应是原件件，必须须用碳素素墨水、蓝蓝黑墨水水书写，或或用电

5、脑脑打印。不不得用圆圆珠笔、铅铅笔、彩彩色笔、纯纯蓝墨水水等字迹迹填写内内容。（四）要保保证卷内内文件材材料的真真实性和和准确性性，卷内内文件材材料如有有需要签签字、盖盖章的，要要保证签签字和盖盖章手续续齐全、印印迹清晰晰。第四条组卷卷要求（一）归档档的监理理材料应应按年度度、工程程项目种种类（民民用、市市政、化化工、管管道等）分分类组卷卷。并以以案卷形形式移交交，同时时要保证证案卷封封面、卷卷内目录录、卷内内备考表表等项目目的填写写齐全、准准确。（二）在对对档案材材料进行行组卷时时要以监监理合同同为依据据。一项项监理合合同可能能包含多多个单项项工程。共共用部分分（存档档目录中中第一、二二、三

6、大大项）按按合同项项统一组组卷，其其他部分分按单项项工程组组卷。当当一个工工程项目目的档案案材料过过厚时（每每卷的厚厚度一般般不宜超超过255mm），可可组成两两卷或若若干卷。卷卷内文件件材料的的排列要要遵循工工程项目目文件材材料形成成的规律律。（三）卷内内文件材材料要编编写页码码，页码码的编写写要符合合以下标标准：（1）卷内内文件材材料凡有有书写内内容的页页面均应应编写页页号，空空白页不不编写页页号。所所编页号号采用打打号机打打印，用用阿拉伯伯数字从从1起自然然流水开开始依次次编写。（2）单面面书写的的文件材材料，在在右下角角编写页页号；双双面书写写的文件件材料，正正面在右右下角、反反面在左

7、左下角编编写页号号。（3）漏编编页号时时，可在在漏编页页前页号号的后面面加“-”及所漏漏页号来来表示（如如第6页漏编编，则在在第5页标：“5-6”，同时时在卷内内备考表表中注明明“6为漏页”或“5-6页为一一页”）。页页号编重重时，在在重页的的各页号号后面用用括号编编顺序小小号（如如第5、第6两页都都编成第第5页时，则则编为5（1）、5（2）页，并并在备考考表中注注明“第5页共两两页”）。无无论编重重页号或或是漏编编页号，备备考表中中除有上上述说明明外，还还要说明明本卷总总共实有有页数。（四）每卷卷档案要要附卷内内目录，卷卷内目录录排列在在卷内文文件材料料的首页页之前，不不编写页页号，每每卷目

8、录录与本卷卷内容相相符，用用打印机机打印。（五）卷内内备考表表要注明明卷内文文件材料料的件数数、页数数以及立立卷人监监理工程程师、检检查人总总监等项项目，排排列在卷卷内文件件材料的的尾页之之后。第五条装订订要求（一）档案案材料装装订时，案案卷封皮皮使用监监理档案案大卷皮皮（2997mmm2100mm），用白色色线绳三三眼等距距装订，文文件材料料下口和和右口取取齐，左左口和上上口可适适当切齐齐，卷内内文件材材料不得得露出卷卷皮之外外。（二）填写写案卷封封皮时，文文字项目目用碳素素墨水书书写或用用打印机机打成蜡蜡纸刷印印，用碳碳素墨水水书写时时要字迹迹清晰、字字体规范范。案卷卷封面各各项目的的填写

9、要要符合以以下标准准：（1）案卷卷名称：基本格格式为：单位工工程名称称+文件材材料名称称。例如如：工程程检验记记录土建建、电气气。案卷卷题名一一行书写写不下时时可回行行书写,但第一一行要空空两格书书写。案案卷题名名的总字字数不宜宜超过50字。（2）编制制单位：填写卷卷内文件件材料的的形成单单位或主主要责任任者（使使用标准准全称或或通用简简称），即即某监理理项目部部。（3）监理理时间：填写工工程开、竣竣工时间间（4号字）。（4）保管管期限：按第一一条规定定填写（2号红色色字体）。（5）密级级（2号红色色字体）：无密级级。见附附件3。第六条移交交要求（一）企业业归档移移交目录录填写：案卷题题名：第

10、第一行填填写监理理合同名名称及单单体项目目名称。相相应卷数数。在下下一行分分别填写写本工程程或单体体项目工工程名称称本册目目录及页页数。在在工程检检验记录录后加专专业名称称。例如如：工程程检验记记录土建建或电气气、工艺艺等。以以便查档档快捷。具具体见附附件4。（二）编制制档案移移交目录录，交电电子版并并打印一一式两份份，由验验收组长长在移交交目录上上签字确确认后归归档，再再到档案案室办理理交接，双双方签字字盖章。监监理部一一份，总总监保留留一份。第三章 附 则第七条其它它要求（一）各年年当年竣竣工的工工程项目目要求在在次年3月底前前必须完完成存档档工作，以以避免因因项目人人员的变变动导致致档案

11、不不完整情情况的发发生。（二）工程程资料管管理执行行国标建建筑工程程施工质质量验收收规范的的项目监监理档案案归档内内容按附附件1执行。（三）执行行省标黑黑龙江省省建筑工工程资料料管理标标准的的项目监监理资料料归档内内容按附附件2执行。（四）监理理档案收收电子版版，具体体归档内内容目录录见附件1。第八条 本办法法自下发发之日起起执行，其其中条款款与公司司管理理办法及及制度汇汇编中中档案管管理办法法条款发发生矛盾盾时，按按本规定定执行。附件：1.执行国国标建建筑工程程施工质质量验收收规范的的项目监监理档案案归档内内容2.执行省省标黑黑龙江省省建筑工工程资料料管理标标准的的项目监监理资料料归档内内容

12、3.档案封封皮、备备考表填填写样本本4.档案交交接文据据5.企业归归档目录录6. 监理理业务手手册样式式7. 竣工工报告样样式附件1执行行国标建建筑工程程施工质质量验收收规范的的项目监监理档案案归档内内容见卷内内目录(一)一、监理项项目管理理1 监理理投标技技术文件件2 监理理合同3 监理理规划（纸纸质和电电子版同同时归档档）4 HSSE管理规规划（纸纸质和电电子版同同时归档档）5 监理理实施细细则（纸纸质和电电子版同同时归档档）6 监理理工作总总结（纸纸质和电电子版同同时归档档）7 监理理业务手手册（原件和电电子版同同时归档档，表格样样式见附附件6）二、监理指指令1 监理理工程师师通知单单、

13、监理理工程师师通知回回复单2 监理理工作联联系单3 工程程暂停令令4 工程程款支付付申请表表、工程程款支付付证书三、监理内内业1 监理理月报（纸纸质和电电子版同同时归档档）2 监理理例会纪纪要（纸纸质和电电子版同同时归档档）3 监理理日记（包包括日常常安全监监理记录录）4其它（包包括情况况反映等等）四、审核签签认文件件1 工程程开工/复工报报审表2 施工工组织设设计（方方案）报报审表3 分包包单位资资格报审审表4 特殊殊工种人人员资质质报审表表5 施工工进度计计划申报报表6 进场场施工机机具报审审表7 工程程临时延延期审批批表8 工程程最终延延期审批批表9 费用用索赔审审批表10 工工程变更更

14、单11 经经济签证证12 其其它五、 工工程检验验记录1 施工工测量放放线报验验单 2 工程程材料/构配件/设备报报审表3 报报验申请请表（1）单位位（子单单位）工工程报验验申请表表（2）分部部（子分分部）工工程报验验申请表表（3）分项项工程报报验申请请表（4）检验验批报验验申请表表（5）竣工工报告（原件）（索取甲方方规定的的样式的的原件，常常用的市市政建筑筑工程为为工程程质量竣竣工验收收记录表表，石油油天然气气工程为为石油油天然气气工业基基本建设设工程竣竣工报告告，表表格样式式见附件件7）附件2执行行省标黑黑龙江省省建筑工工程资料料管理标标准的的项目监监理资料料归档内内容见卷内内目录（二二）

15、一、监理项项目管理理1 监理理投标技技术文件件2 监理理合同3 监理理规划（纸纸质和电电子版同同时归档档）4 HSSE管理规规划（纸纸质和电电子版同同时归档档）5 监理理实施细细则（纸纸质和电电子版同同时归档档）6 监理理工作总总结（纸纸质和电电子版同同时归档档）7 监理理业务手手册（原件和电电子版同同时归档档，表格样样式见附附件6）二、监理指指令1 监理理通知、监监理通知知回复单单2 工作作联系单单3 工程程暂停令令4 工程程进度(结算)款报审审表、工工程款支支付报审审表三、监理内内业1 监理理月报（纸纸质和电电子版同同时归档档）2 监理理会议纪纪要（纸纸质和电电子版同同时归档档）3 监理理

16、日记（包包括日常常安全监监理记录录）4其它(包括情情况反映映等)四、审核签签认文件件1 施工工现场质质量管理理检查记记录2 工程程开/复工报报审表3 工程程技术文文件报审审表施施工组织织设计（方方案）报报审表4 分包包单位资资格报审审表5 建设设工程特特殊工种种上岗证证审查表表6 施工工进度计计划报审审表7 ( )月、工工、料机机动态表表8 工程程延期报报审表9 工程程变更单单、设计计变更通通知单、技技术联系系（通知知）单10 工程程变更费费用报审审表、费费用索赔赔报审表表11 临临时签证证报审表表12 其其它（包包括设计计交底记记录、图图纸会审审记录等等）五、工程检检验记录录1 施工工测量放

17、放线报验验单 2 见证证取样和和送检见见证人备备案书3 工程程物资进进场报验验表（包包括进场场施工机机具报审审表、设设备开箱箱检验记记录）4 报验验申请表表（1）单位位（子单单位）工工程施工工质量竣竣工预验验收报验验表（2）分部部（子分分部）工工程施工工质量验验收报验验表（3）分项项工程施施工质量量验收记记录（4）检验验批施工工质量验验收记录录5 旁站站监理记记录、监监理抽检检记录6 不合合格项处处置记录录7 单位位工程验验收申请请报告、单单位（子子单位）工工程施工工质量竣竣工验收收记录（包包括单位位/子单位位工程施施工质量量控制资资料核查查记录、单单位/子单位位工程安安全和功功能检验验资料核

18、核查及主主要功能能抽查记记录、单单位/子单位位工程施施工观感感质量检检查评价价记录、单单位/子单位位工程施施工总结结）8 工程程质量评评估报告告9 质量量事故处处理资料料（工程程质量事事故调（勘勘）察查查记录、工工程质量量事故报报告）10 竣工工报告（原件）（索取甲甲方规定定的样式式的原件件，常用用的市政政建筑工工程为工程质量竣工验收记录表，石油天然气工程为石油天然气工业基本建设工程竣工报告，表格样式见附件7）附件3档案封皮、备备考表填填写样本本一、监理档档案封皮皮填写样样本：文文字要求求黑色打打印粉刷刷，数字字用红色色卡号4号数字字。卷内内页码黑黑色卡号号，页数数从1开始在在右下角角。1.工

19、程名名称 2.案卷名名称 3.建设单单位4.施工单单位 5.监理时时间年月月日起年年月日止止（数字字3号）6.编制单单位 7.归档时时间年月月日8.保管期期限 长期 （用红红色章卡卡印）9.密级 无秘级 （用红红色章卡卡印）10.本监监理工程程共卷，本本卷为第第卷，本本卷共页页 （数字3号）二、备考表表说明的的填写：本保管单位位内以编编号科技技文件材材料共 份 页，其其中文字字材料 份 页，图图样 张，照照片 张，其其它 张。1.第一空空填写说说明：共共多少份份是指本本卷目录录里文件件份数。如如：本卷卷装监理理项目管管理17目录都都有，填填写共有有7份。以以实际装装订目录录份数为为准。2.第二

20、空空填写说说明：如如果没有有图纸与与上空填填写份数数是相同同。3.本保管管单位技技术审定定人：填填写总监监。4.本报管管单位文文件材料料变更过过程：填填写本卷卷有变更更单就按按实际填填写否则则不填。5.在卷脊脊下卡上上本卷号号。 附件4档 案 交交 接 文 据档案类别：监理档档案交接原因：归档 产权变变更 上、汇汇交 所属年度：年月至至年月纸质档案特殊载体档档案档案数量（卷/件）：永久 长期 短期 合计：卷电子文件数量：照片： 磁带：磁盘： 光盘：底图： 岩心：岩屑： 无实体体：其他他：附：企业档档案目录录 份 页交接说明： 1、工程程名称： 2、移交交类别：档案移交单位（公公章）：接收单位（

21、公公章）：移交人（签签字）：总监签签字并盖盖名章接收人（签签字）：附件5企 业 归归 档 目 录序号电子文件关联项题名*起日期*止日期*立卷单位*密级*保密期限保管期限*归档单位*页数件数提要备注互见号存放位置1*道路改改造工程程监理管管理项目目、监理理指令、监监理内业业、审核核签认文文件2007-4-1102007-12-20*道路改改造工程程项目监监理部无密级3年*道路改改造工程程项目监监理部2232*道路改改造工程程审核签签认文件件、工程程检验记记录2007-4-1102007-12-20*道路改改造工程程项目监监理部无密级3年*道路改改造工程程项目监监理部3063*道路改改造工程程 工

22、程检检验记录录2007-4-1102007-12-20*道路改改造工程程项目监监理部无密级3年*道路改改造工程程项目监监理部224说明:*号号项必填填.以此样样版标准准填写.档案或或资料均均填此表表格移交交.携带电电子表格格进行办办理移交交.此电子子表格可可到一处处或二处处下载.卷 内 目 录（一）序号文 件 材材 料 题 名所在卷数所在页码一监理项目管管理1监理投标技技术文件件2监理合同3监理规划4HSE 管管理规划划5监理实施细细则6监理工作总总结7监理业务手手册二监理指令1监理工程师师通知单单、监理理工程师师通知回回复单2监理工作联联系单3工程暂停令令4工程款支付付申请表表、工程程款支付

23、付证书三监理内业1监理月报2监理例会纪纪要3监理日记（包包括日常常安全监监理记录录）4其它(包括括情况反反映等)四审核签认文文件1工程开工/复工报报审表2施工组织设设计（方方案）报报审表3分包单位资资格报审审表4特殊工种人人员资质质报审表表5施工进度计计划申报报表6进场施工机机具报审审表7工程临时延延期审批批表8工程最终延延期审批批表9费用索赔审审批表10工程变更单单11经济签证12其它五工程检验记记录1施工测量放放线报验验单2工程材料/构配件/设备报报审表3报验申请表表（1）单位（子单单位）工工程报验验申请表表（2）分部（子分分部）工工程报验验申请表表（3）分项工程报报验申请请表（4）检验批

24、报验验申请表表（5）竣工报告（原原件）卷 内 目 录（二二）序号文 件 材材 料 题 名所在卷数所在页码一监理项目管管理1监理投标技技术文件件2监理合同3监理规划4HSE 管管理规划划5监理实施细细则6监理工作总总结7监理业务手手册二监理指令1监理通知、监监理通知知回复单单2工作联系单单3工程暂停令令4工程进度（结结算）款款报审表表、工程程款支付付报审表表三监理内业1监理月报2监理会议纪纪要3监理日记（包包括日常常安全监监理记录录）4其它(包括括情况反反映等)四审核签认文文件1施工现场质质量管理理检查记记录2 工程开/复工报报审表3工程技术文文件报审审表施施工组织织设计（方方案）报报审表4分包

25、单位资资格报审审表5 建设工程程特殊工工种上岗岗证审查查表6施工进度计计划报审审表7( )月月、工、料料机动态态表8工程延期报报审表9工程变更单单、设计计变更通通知单、技技术联系系（通知知）单10工程变更费费用报审审表、费费用索赔赔报审表表11临时签证报报审表12其它（包括括设计交交底记录录、图纸纸会审记记录等）五工程检验记记录1施工测量放放线报验验单2见证取样和和送检见见证人备备案书3工程物资进进场报验验表（包包含进场场施工机机具报审审表、设设备开箱箱检验记记录）4报验申请表表（1）单位（子单单位）工工程施工工质量竣竣工预验验收报验验表（2）分部（子分分部）工工程施工工质量验验收报验验表（3）分项工程施施工质量量验收记记录（4）检验批施工工质量验验收记录录5旁站监理记记录、监监理抽检检记录6不合格项处处置记录录7 单位工程程验收申申请报告告、单位位（子单单位）工工程施工工质量竣竣工验收收记录（包包括单位位/子单位位工程施施工质量量控制资资料核查查记录、单单位/子单位位工程安安全和功功能检验验资料核核查及主主要功能能抽查记记录、单单位/子单位位工程施施工观感感质量检检查评价价记录、单单